Regulamin pracy zdalnej
Pracodawca powinien zadbać o odpowiednie zorganizowanie pracy. Pomocnym w tej kwestii może okazać się regulamin pracy zdalnej. Taki regulamin powinien być dostosowany do specyfiki danej branży. Przede wszystkim powinien on zawierać zapisy dotyczące organizacji czasu pracy pracowników, ustalenia formy potwierdzenia rozpoczęcia i zakończenia pracy, zasad wykonywania i rozliczania efektów pracy, powierzania i użytkowania sprzętu, w tym kwestie ewentualnych wymagań technicznych i informatycznych, narzędzi do komunikacji między pracownikami, ekwiwalentu za media, bezpieczeństwa i higieny pracy, obowiązków związanych z ochroną danych osobowych, a także szereg innych zapisów dostosowanych do charakteru prowadzonej działalności.
Organizacja czasu pracy
Ważną kwestią jest uwzględnienie w regulaminie czy poleceniu pracy zdalnej kwestii czasu wykonywania pracy. Pracodawca może i powinien wymagać, aby pracownik pozostawał w jego dyspozycji w godzinach pracy obowiązujących w zakładzie pracy. Dopuszczalne jest przy tym zarówno skrócenie jak i wydłużenie okresu świadczenia pracy zdalnej, przyjęta w obecnym kształcie ustawa nie zawiera bowiem żadnych ograniczeń w tym zakresie. Celem weryfikacji ilości godzin przepracowanych przez pracownika w domu pracodawca może wdrożyć odpowiednie środki techniczne, np. liczniki czasu pracy czy różnego rodzaju aplikacje monitorujące czas pracy. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracodawca będzie mógł sprawować kontrolę nad wykonywaniem obowiązków pracowniczych oraz z łatwością rozliczy się z tytułu ewentualnych nadgodzin.
Należy przy tym pamiętać, że Kodeks pracy dopuszcza monitorowanie przez pracodawcę poczty elektronicznej pracownika oraz stosowanie innych form monitoringu, w tym również danych zapisywanych na komputerze pracownika. Jak wskazuje przepis art. 223 Kodeksu pracy, kontrola taka może być prowadzona jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pracownicy muszą również zostać powiadomieni o wprowadzeniu monitoringu, najpóźniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
Bezpieczeństwo i higiena pracy
Zgodnie z art. 207 ust. 2 kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki, w szczególności poprzez organizowanie pracy w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy. W tym względzie warto również powołać się na przepisy dotyczące telepracy. Zgodnie z art. 67[17] kodeksu pracy, jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca realizuje wobec niego, w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, obowiązki określone w dziale dziesiątym, mówiącym o zasadach bezpieczeństwa i higieny pracy. Z uwagi na brak szczegółowych unormowań w zakresie pracy zdalnej, częstą stosowaną wśród przedsiębiorców praktyką jest wymaganie od pracownika oświadczenia o wykonywaniu zadań w czasie pracy zdalnej w zgodności z zasadami bhp.
Ochrona danych osobowych
Pomimo, że przepisy RODO nie regulują kwestii przetwarzania danych osobowych w przypadku trybu pracy zdalnej, w dalszym ciągu mamy do czynienia ze świadczeniem pracy, co za tym idzie pracodawca powinien zapewnić przestrzeganie odpowiednich przepisów przez swoich pracowników. Obowiązek ten wynika m.in. z art. 5 RODO, zgodnie z którym dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, a przetwarzanie powinno odbywać się w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych. Warto również podkreślić, że zgodnie z art. 32 RODO administrator danych ma obowiązek wdrożyć odpowiednie środki organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia odpowiedniego bezpieczeństwa. W tym kontekście wartym rozważenia jest zapewnienie pracownikom szkoleń on-line dotyczących zasad bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych, a także odpowiednich uwarunkowań technicznych.
W tym zakresie warto również wprowadzić w zakładzie pracy jasne zasady korzystania z udostępnionych pracownikom rozwiązań technicznych. Pracownicy powinni wiedzieć w jakim zakresie mogą używać powierzonych im urządzeń, w tym w szczególności czy pracodawca dopuszcza jakiekolwiek jego użycie do celów prywatnych. Pracując z domu, pracownicy bardzo często wykorzystują prywatne urządzenia lub inne, niezapewnione przez pracodawcę rozwiązania techniczne. Jako przykład wskazać można wykorzystywanie własnej drukarki, przesyłanie wiadomości za pośrednictwem prywatnych kont poczty elektronicznej, czy też wysyłanie plików za pomocą np. ogólnie dostępnych chmur danych. Takie działania stanowią poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa danych, w tym również danych osobowych. Ponadto, przekazywane informacje pozostają poza jakąkolwiek kontrolą pracodawcy. Zasady korzystania ze sprzętu komputerowego, powinny zostać określone w regulaminach lub procedurach wdrożonych przez pracodawcę lub indywidualnie z pracownikami, w umowach dotyczących powierzenia sprzętu i związanej z tym odpowiedzialności pracownika.