Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma uruchomiona w Polsce 1 stycznia 2022 r. Obecnie na zasadzie dobrowolności umożliwia podatnikom wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Resort Finansów wśród korzyści korzystania z KSeF wskazuje na m.in. skrócony do 40 dni (z 60-ciu) czas oczekiwania na zwrot podatku VAT, brak kosztów archiwizacji faktur – w KSeF będą one przechowywane 10 lat czy brak konieczności wystawiania duplikatów faktur i łatwiejsze korygowanie.
Okres fakultatywnego korzystania z KSeF obowiązuje od stycznia 2022 roku do końca czerwca 2024 roku. W tym czasie każdy przedsiębiorca może wystawiać faktury KSeF. Może również wystawiać faktury w dotychczasowej formie (papierowej lub elektronicznej). - To podatnik decyduje, które faktury chce wystawiać w jaki sposób - podkreśla Ministerstwo Finansów.
- Warto znaleźć partnera biznesowego, który chciałby już teraz przygotowywać się do korzystania z KSeF. Można wspólnie testować działanie systemu, a nawet wystawiać i odbierać faktury poświadczające realne transakcje. To najlepszy sposób na przygotowanie się do wejścia obowiązku wystawiania faktur w KSeF od 1 lipca – radzi Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów.
MF przypomina, że obecnie w przypadku wystawienia faktury za pomocą KSeF, niezbędna jest zgoda nabywcy na otrzymywanie faktur w KSeF. Zgoda może zostać wyrażona w dowolnej formie. Jeżeli odbiorca faktury nie wyraził akceptacji, o której mowa powyżej, to sprzedawca może wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, z tym zastrzeżeniem, że powinna ona być następnie przesłana nabywcy w postaci z nim uzgodnionej, np. mailowo w postaci pliku pdf.
Co ważne rozpoczęcie korzystania z KSeF wymaga pewnych działań od samego przedsiębiorcy. - Na przykład trzeba się samemu uwierzytelnić w systemie i nadać odpowiednie uprawnienia. Biuro księgowe nie zrobi tego za nas – podpowiada Krzysztof Rogowski.