Adwokat ma prawo poświadczać za zgodność z oryginałem okazane mu odpisy dokumentów, opatrując je podpisem, datą, wskazaniem miejsca sporządzenia opisu (nazwa miejscowości), w razie wyrażonej potrzeby – godzinę dokonania czynności oraz stwierdzenie, że dokument zawiera dopiski, poprawki lub uszkodzenia. Poświadczenie dokumentu oznacza zaś, że adwokat poświadczony dokument widział w określonym czasie i miejscu. Choć omawiane przepisy są sformułowane precyzyjnie, w praktyce często spotyka się kopie dokumentów (także pism procesowych) opatrzone adnotacjami i pieczątkami, z których miałoby wynikać, że w istocie stanowiły one ich odpisy. Cóż, nie są i warto znać różnice – jeśli nie dla własnej satysfakcji, to choćby po to, aby uchronić się przed ewentualnymi zarzutami drugiej strony procesu. Kopia dokumentu lub pisma to nic innego jak wierne odwzorowanie niepoświadczone za zgodność z oryginałem. I z tej przyczyny przesłania kopii pełnomocnictwa nie należy utożsamiać z potwierdzeniem udzielonego adwokatowi umocowania.
Z kolei nieopatrzenie kserokopii elementami klauzuli legalizacyjnej takimi jak data i miejsce jej sporządzenia, a jedynie podpisem, prowadzi do nieskuteczności poświadczenia pełnomocnictwa. Sensem poświadczania dokumentów (innych niż pełnomocnictwo) jest odformalizowanie procedury poprzez racjonalizację istniejącego obowiązku dołączania do akt sprawy dokumentów oryginalnych lub ich odpisów notarialnych.
Czytaj więcej
Praca na etacie? Nie tego potrzebują zabiegające o równość kobiety palestry.
Skutkiem takiego działania jest z kolei umniejszenie uciążliwości polegającej na koniecznym wyzbyciu się przez strony postępowania, często na długi czas, dokumentów oryginalnych albo poniesieniu kosztów ich notarialnego uwierzytelniania, bądź uzyskaniu ich urzędowych odpisów. Co do zasady ustawodawca w moc uwierzytelniania odpisów dokumentów wyposażył jedynie notariuszy, powierzenie tej kompetencji także adwokatom należy więc odbierać jako wyraz najwyższego zaufania do przedstawicieli tego zawodu zaufania publicznego, mający na celu uproszczenie obrotu i zaoszczędzenie nie tyle wysiłku pełnomocnikom, ile koszów stronom. Z tej przyczyny stanowiące codzienność adwokackiego żywota wysyłanie do sądu (lub drugiej strony albo jej pełnomocnika) kserokopii jest po prostu nieprawidłowe.
Wprawdzie nie śmiem tu rozstrzygać, czy jest wyrazem niewiedzy czy lenistwa, ale faktem jest, że gdy w sprawie występuje profesjonalny pełnomocnik, oczekuje się od niego znajomości obowiązujących przepisów zawodowych, szczególnie w kwestiach tak elementarnych jak uwierzytelnienie pełnomocnictwa.
