W zamówieniach publicznych każda ze stron procesu ma swoje cele, które ustawa Prawo zamówień publicznych (PZP) stara się pogodzić. Z jednej strony zamawiający, jako gospodarz postępowania, ma prawo nabyć dopasowane do swoich potrzeb produkty w rozsądnych cenach. Wykonawca ma zaś prawo oczekiwać, że będzie mu dane zaoferować swoje produkty, a jego oferta nie zostanie bez powodu odrzucona. W toku procedury obie strony zapominają jednak często, że PZP poza podstawowymi zasadami udzielania zamówień, jak zasada uczciwej konkurencji czy zasada równego traktowania wykonawców, nie przewiduje wprost zasady zdrowego rozsądku i konieczności sięgania do zasad doświadczenia życiowego. Brak uregulowania tych zasad nie przekreśla jednak możliwości korzystania z nich. Warto o nich pamiętać podejmując decyzje czy to jako wykonawca czy też jako zamawiający, zwłaszcza tam gdzie brak jest zerojedynkowych wytycznych jak postąpić. Zdrowy rozsądek wedle definicji słownikowej to zdolność racjonalnego myślenia i obiektywnej oceny rzeczywistości, zaś doświadczenie życiowe to ogół wiedzy nabytej w toku całego życia możliwej do wykorzystania w określonej sytuacji. Należy prześledzić, w jaki sposób te reguły można wykorzystać w toku typowego procesu zakupowego w ramach czy to trybu podstawowego, czy też przetargu nieograniczonego w zależności od wartości zamówienia.
1. Przedłużenie terminu składania ofert
Czytaj więcej
Nie wszystko można zapisać w ustawie. Czasem, podejmując decyzję, trzeba sięgnąć do doświadczenia życiowego lub odwołać się do zdrowego rozsądku. Także w zamówieniach publicznych.
Zamawiający bardzo często działają pod presją. Zakup potrzebny jest „na wczoraj”, a terminy na przeprowadzenie samej procedury przetargowej napięte. Zatem już na starcie zamawiający z reguły wyznaczają bardzo krótkie i minimalne terminy składania ofert wynikające z PZP. Dlatego jeżeli zamawiający otrzymuje od wykonawców informację, że termin składania ofert jest zbyt krótki, bo na przykład przypada na środek okresu urlopowego lub wykonawcy muszą mieć czas na skalkulowanie ceny oferty czy analizę dokumentacji, warto rozważyć przedłużenie terminu. PZP wyznacza terminy minimalne, a nic nie stoi na przeszkodzie żeby zamawiający wyznaczył dłuższe terminy, w tym w oparciu o informacje od wykonawców. Jeżeli pozwoli to na zwiększenie ilości otrzymanych ofert to nawet pomimo napiętych terminów jest to ryzyko, które warto podjąć.
2. Pytanie do SWZ we właściwym czasie
Kolejny etap procedury, gdzie warto pomyśleć o racjonalnym działaniu to etap wyjaśnień treści specyfikacji warunków zamówienia (SWZ), czyli tzw. pytania do SWZ. Tutaj obie strony często zapominają, że PZP wyznacza pewne ramy działania. Z jednej strony zadanie pytania to uprawnienie wykonawcy, a po drugiej stronie obowiązek odpowiedzi dotyczy tylko tych pytań zadanych w terminie. Wykonawcy często składając oferty tuż przed upływem terminu na ich złożenie zapominają, że brak zadania pytania pomimo, że to uprawnienie wykonawcy w określonych sytuacjach może być obowiązkiem wykonawcy (tak też orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 5 czerwca 2014 r., sygn. akt IV CSK 626/2013). Dlatego, by uniknąć ryzyka odrzucenia oferty czy też sporu na etapie realizacji umowy, warto pamiętać by wątpliwości formułować we właściwym czasie, skoro „kto pyta nie błądzi”. Zamawiający z kolei często uznają, że skoro pytanie zadano po terminie wynikającym z PZP to nie mają obowiązku udzielenia odpowiedzi. Zgodnie z orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) wątpliwości i niejasności w treści SWZ należy rozpatrywać na korzyść wykonawcy. Dlatego w sytuacji, gdy wykonawca zadaje racjonalne pytanie, ale już po ustawowym terminie to zamawiający powinien pomimo wszystko w swoim interesie zastanowić się czy nie udzielić odpowiedzi.
