Do naszej kancelarii zgłosiła się klientka ze sprawą spadkową, wskazując że chciała uporządkować formalności po swoich dziadkach, ponieważ w jej rodzinie od wielu lat nikt się tym nie zajmował. Wskazała, że jej dziadek zmarł w 2011 roku, a babcia 10 lat później. Oboje mieli wspólnie troje dzieci, z czego jedno (ojciec klientki) również zmarł w 2021 roku. Dziadkowie nie pozostawili po sobie testamentu, zatem w grę wchodziło jedynie dziedziczenie ustawowe. Z racji tego, że nie pozostawili po sobie długów, zaś między potencjalnymi spadkobiercami nie było żadnych konfliktów rodzinnych, klientka wraz z członkami rodziny chciała wspólnie udać się do notariusza, celem sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia i przyjęcia spadku wprost.
Notariusz zawiadomił klientkę, że w tym celu potrzebny będzie z Urzędu Stanu Cywilnego skrócony akt małżeństwa dziadków oraz ich skrócone akty zgonu. W dniu planowanego sporządzenia aktu notarialnego klientka miała ze sobą te dokumenty, jednak nie zagłębiała się w ich treść, pozostając w przekonaniu, że będą wystarczające dla notariusza. Ku jej zaskoczeniu notariusz odmówił jednak czynności notarialnej w postaci sporządzenia aktów poświadczenia dziedziczenia po zmarłych dziadkach, powołując się na niezgodności występujące w aktach stanu cywilnego. Jak się okazało, w akcie małżeństwa dziadków klientki zostały błędnie wpisane nie tylko miejsca ich urodzenia (różniły się od tych wskazanych w skróconych aktach zgonu), lecz również data narodzin jej babci. Notariusz zaznaczył też, że do czasu wyjaśnienia tych nieścisłości nie można dokończyć procedury dziedziczenia zarówno przed notariuszem, jak i w drodze sądowego postępowania o stwierdzenie nabycia spadku.
Wobec fiaska sporządzenia aktu klientka zgłosiła się z problemem prawnym pytając, czy notariusz mógł odmówić sporządzenia aktu i co można zrobić żeby wyjść z zaistniałego impasu i odziedziczyć spadek po dziadkach.
W pierwszej kolejności należało stwierdzić, że notariusz postąpił słusznie i miał prawo odmówić dokonania czynności w oparciu o art. 81 ustawy Prawa o notariacie, który stanowi że: „Notariusz odmówi dokonania czynności notarialnej sprzecznej z prawem”. Niezgodność z prawem jest pojęciem dość obszernym, jednak z pomocą przychodzi treść art. 95e § 1 w/w ustawy, zgodnie z którym: „Po spisaniu protokołu dziedziczenia notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia, jeżeli nie ma wątpliwości co do istnienia jurysdykcji krajowej, treści właściwego prawa obcego, osoby spadkobiercy i wysokości udziałów w spadku”.
W sprawie klientki zaistniały zatem wątpliwości co do osoby spadkobiercy, gdyż z perspektywy notariusza istniała potencjalna możliwość, że akty między którymi istniały rozbieżności, mogły dotyczyć dwóch różnych osób o tych samych imionach i nazwiskach. Ze uwagi na fakt, że w skróconych aktach stanu cywilnego nie są podawane numery PESEL (które pozwoliłby na jednoznaczną identyfikację osoby), notariusz mógł odmówić dokonania czynności.