Podatnik powinien posiadać wszelkie dokumenty oraz odpowiednią wiedzę dotyczącą nabywanych usług. W przypadkach, gdy usługa jest świadczona ustnie, usługobiorca musi udokumentować jakie zmiany zaszły w działalności w wyniku jej realizacji. Jeżeli w opracowaniu materiałów uczestniczyło wiele podmiotów, ważne jest wskazanie kto w jakiej części działał. Opracowania muszą być podpisane, zawierać daty sporządzenia, wskazanie kto i komu zlecił wykonanie materiałów. Podział czynności musi wynikać także z umowy (wyrok WSA w Poznaniu z 17 listopada 2009 r., I SA/Po 626/09).
Zabezpieczenie interesów
Umowa na świadczenie usług niematerialnych powinna zawierać określenie lokalizacji prac, ceny – brutto czy netto, formę płatności i numer rachunku bankowego. Ważnym elementem jest zabezpieczenie wykonania umowy i warunki odpowiedzialności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi (wyrok WSA w Warszawie z 19 marca 2010 r., III SA/Wa 1422/09). Pozostałe dokumenty stanowiące dowód usług niematerialnych muszą wykazywać rzeczywisty przebieg transakcji, funkcje stron, opis otrzymanych usług, a ponadto określać sposób i termin zapłaty – spójny z umową. Ważny jest również zakres wykonywanej usługi, a także efekt jej wykonania, np. plan restrukturyzacji zatrudnienia, centralizacji procesu dystrybucji i księgowości. Przedkładane oferty, protokoły zdawczo-odbiorcze, dokumentacja czy notatki z wymiany korespondencji mogą być bardzo istotne (wyrok WSA w Białymstoku z 11 grudnia 2013 r., I SA/Bk 460/13). Ważne są także kosztorysy, wyliczenia usługi, listy płac i księgi rachunkowe. Należy zachować dokumenty potwierdzające zakup narzędzi i sprzętu niezbędnego do wykonania określonej usługi. Dowodem zatrudnienia pracowników są umowy o pracę czy umowy cywilnoprawne (wyrok WSA w Warszawie z 25 września 2015 r., III SA/Wa 1676/15). Przydatne są również: biznesplany, wewnętrzne opracowania stworzone na potrzeby kierownictwa, okresowe analizy wyników, porozumienia pomiędzy stronami transakcji, prognozy dotyczące obniżenia kosztów produkcji czy wzrostu sprzedaży z powodu nabycia określonych usług, sprawozdania, opinie na temat zachowań na rynku, jego analiza i różne kalkulacje. Dowodem może być także dokumentacja celna.
Sprawozdania i analizy
Na potwierdzenie efektów działań usług marketingowych można przygotować sprawozdania, opracowania i analizy np. dynamiki sprzedaży. Dowodem są także raporty, ekspertyzy, opinie, stanowiska, protokoły czy notatki dotyczące wymiany korespondencji. Dokumentację stanowią ponadto zestawienia odbiorców i wykaz sprzedawanych towarów, analityczne kartoteki kont, rozrachunki z odbiorcami i dostawcami krajowymi i zagranicznymi, sposób obliczenia wartości usługi. Ważnym dowodem w tym przypadku jest ogólna i lokalna strategia marketingowa, plan marketingu, a także badania rynku.
Nabywając usługę reklamy należy wykazać jej efekt. Dowodami jego uzyskania są np. sfinalizowane kontrakty, transakcje, czy prowadzone negocjacje i rozmowy handlowe. Należy udokumentować wydatki na druk plakatów reklamowych, etykiet, ulotek, można przedstawić ich materialną postać, a także sposób dystrybucji i krąg odbiorców (wyrok WSA w Opolu z 23 kwietnia 2014 r., I SA/Op 183/14). W wielu przypadkach będą wymagane protokoły potwierdzające wydanie i zwrot próbek produktów.
Korzystając z usług organizacji szkoleń należy zachować ich program, wszelkie materiały szkoleniowe i notatki. Istotne jest posiadanie dokumentu potwierdzającego ukończenie szkolenia, kursu, np. certyfikat. Z dokumentów musi wynikać kto prowadził szkolenie i ile osób brało w nim udział (lista obecności). Ponadto należy wykazać w jaki sposób wpłynęło ono na wykonywanie pracy przez pracowników.