Justyna M. Hamada: Dopiero za kolejnym podejściem

W ciągu ostatniego miesiąca zostały opublikowane dwa nowe projekty ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (tzw. ustawa o ochronie sygnalistów). Na początku lipca poznaliśmy trzeci projekt ustawy datowany na 4 lipca, natomiast na początku sierpnia światło dzienne ujrzał czwarty projekt. W obu wersjach zaakcentowane zostały dwa obszary ochrony sygnalistów:

- wprowadzono wymóg określenia systemu zachęt skłaniających sygnalistów do korzystania z wewnętrznej procedury zgłoszeń w danej organizacji, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w strukturze organizacyjnej podmiotu prawnego, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, oraz

- usunięto zapis piętnujący odwet w postaci nadszarpnięcia reputacji sygnalisty w mediach społecznościowych, zastępując go uniwersalnym zakazem naruszania dóbr osobistych sygnalisty.

Czytaj więcej

Rzecz o prawie

Górski, Szczepańska: Sygnaliści i kary za naruszenie przepisów coraz bliżej

Jest coraz mniej czasu, by przygotować się do nowych zadań. Projekt o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa może trafić do Sejmu.

Większość pozostałych zmian ma kosmetyczny charakter, w związku z czym możemy się spodziewać, że ustawa nabiera docelowego kształtu, jednak system zachęt może budzić wątpliwości przedsiębiorców.

Nie bój się

Ustawodawca nie wskazał konkretnie, jaki charakter powinien przyjąć system zachęt, ale projekt wskazuje potencjalnym sygnalistom „zrozumiałe informacje o zasadach bezpiecznego i niepozostawiającego śladów dokonania zgłoszenia w systemie informatycznym, zapewniających zachowanie prywatności zgłaszającego”. Jak zatem wypełniać spoczywający na przedsiębiorcach obowiązek? Pewnych inspiracji można szukać na rynku, w dużych organizacjach globalnych, gdzie system whistleblowingowy od dawna wpisany jest w rzeczywistość biznesową i traktowany jako jeden z podstawowych elementów systemu zarządzania ryzykiem. Stosowane rozwiązania sprowadzają się do dwóch obszarów, tj. (1) indywidualnych zachęt skupionych na ochronie sygnalisty (ten kierunek będzie bezpośrednio spójny z duchem dyrektywy UE) oraz (2) zachęt, które mają wzmacniać kulturę organizacji, co również będzie sprzyjać sytuacji sygnalisty.

Zachęty indywidualne to te, które zapewnią sygnaliście poczucie bezpieczeństwa i faktyczne wsparcie, gdyby był narażony na odwet. Mieszczą się tu takie elementy jak:

- dostęp do poufnych kanałów zgłoszeniowych,

- prawo do zachowania anonimowości (które w projekcie ustawy nie jest obligatoryjne),

- monitorowanie dobrostanu sygnalisty oraz

- zapewnienie sygnalistom opieki prawnej czy psychologicznej (w razie potrzeby).

Ważne, by czynniki te obejmowały nie tylko sygnalistę, ale i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia.

Zamiast straty duża nagroda

Nie sposób pominąć także zachęt finansowych, które na pierwszy rzut oka wydają się szybkim i konkretnym rozwiązaniem, aczkolwiek mogą w organizacji zostać odebrane dwuznacznie i spowodować, że sygnalista będzie postrzegany jako osoba kierująca się wyłącznie osobistymi pobudkami materialnymi. Tego rodzaju rozwiązania są stosowane np. w USA, ale przez regulatora oraz pod warunkiem, że sygnalista dokona wcześniej zgłoszenia wewnętrznego.

Wartość nagrody dla sygnalisty zwykle skorelowana jest ze stratą finansową spowodowaną przez konkretną, zgłoszoną sytuację i nie przekracza 30 proc. kary nałożonej przez instytucję publiczną na firmę. W Europie nie jest to powszechne rozwiązanie. Również w Polsce, z powodu uwarunkowań historycznych, zastosowanie podobnego mechanizmu (tak jak w innych krajach), mogłoby nie przynieść oczekiwanego rezultatu.

Wydaje się zatem, że korzystnie będzie zapobiegawczo zrezygnować z zachęt, które mogą powodować pobudki niespójne z duchem dyrektywy o ochronie sygnalistów. Niezależnie jednak od formy zachęt, zawsze zanim się je zastosuje, warto definiować funkcję i rolę sygnalisty w organizacji.

Milczenie jest szkodą

Zachęty oscylujące wokół kultury organizacji jako rozwiązanie programowe wymagają więcej wysiłku na etapie projektowania procesu whistleblowingowego, ale ich efekty są długofalowe. Mają podkreślać rolę i wartość sygnalistów w organizacji oraz uświadamiać pracownikom negatywne konsekwencje naruszeń. Znajdziemy tu takie środki jak szeroka komunikacja (wewnętrzna i zewnętrzna) przyjęte zasady ochrony sygnalistów, zarówno w formie tradycyjnych szkoleń, jak i mniej szablonowych, ale bardziej praktycznych spotkań typu „story-telling”. Właściwie prowadzona komunikacja daje pracodawcy szansę przekonania potencjalnych sygnalistów, jakie szkody dla organizacji może przynieść brak zgłoszenia naruszenia lub eskalacja sprawy na zewnątrz. Jeśli ma ona pełnić funkcję zachęty, nie może w niej zabraknąć informacji, że każde zgłoszenie jest poufne, a postępowania wyjaśniające prowadzone są rzetelnie, z dochowaniem należytej staranności i wymogów prawa.

Obok zachęt sensu stricte, niektóre firmy proceduralnie zobowiązują swoich pracowników do zgłaszania naruszeń – zaniechanie zgłoszenia naruszenia może mieć skutki dyscyplinarne. By taka strategia przyniosła oczekiwane rezultaty, musi być konsekwentnie stosowana. W przeciwnym wypadku odpowiedzialność może zostać rozmyta, podobnie jak zaufanie do procesu whistleblowingowego w organizacji.

Mniej stanowczą alternatywą będzie okresowe zbieranie od pracowników deklaracji, że w razie zaobserwowania naruszenia będą je odpowiednio raportować wewnętrznie.

Transparentność procesu whistleblowingowego w postaci dialogu z sygnalistą oraz (w miarę możliwości i przy poszanowaniu zasad poufności), ogólne informowanie innych pracowników o wynikach postępowań wyjaśniających też będą zachęcały do zgłaszania zaobserwowanych naruszeń wewnątrz firmy. Już teraz pracodawcy udostępniają informacje statystyczne o liczbie zgłoszeń, liczbie potwierdzonych naruszeń, a także sytuacji sygnalistów po zgłoszeniu. Niektóre firmy podają wewnętrznie informacje o liczbie awansowanych sygnalistów lub pozostających w organizacji przez przynajmniej rok od dokonania zgłoszenia, potwierdzając tym, że kultura otwartego dialogu skutecznie zabezpiecza przed dyskryminacją i działaniami odwetowymi. Tego rodzaju rozwiązania sprawdzą się jednak wyłącznie w organizacjach, w których ochrona tożsamości sygnalistów jest bezsprzeczna.

Nie lada wyzwanie

Na rynku są także rozwiązania hybrydowe łączące zachęty indywidualne z programowymi, kierowane zwłaszcza do kadry menedżerskiej. Kwantyfikują one „etyczne przywództwo” w formie KPI, warunkujących zajmowanie stanowisk kierowniczych. W ten sposób firma jest w stanie kształtować postawy menedżerskie i krzewić kulturę przyjazną sygnalistom w całej organizacji.

W tej chwili projekt ustawy jest na etapie opiniowania. Zanim trafi do laski marszałkowskiej, będzie wymagał zatwierdzenia przez Radę Ministrów. Wkrótce przedsiębiorcy staną przed nie lada wyzwaniem: będą zobowiązani do rozstrzygania zgłoszeń o naruszeniach prawa związanych z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu.

Podmioty prywatne, na rzecz których pracę wykonuje co najmniej 250 osób, będą miały na wdrożenie nowych wymogów prawa cztery miesiące od momentu wejścia ustawy w życie. Mniejsze (tj. na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 50 i mniej niż 250 osób), zobowiązane będą do ustalenia „procedury zgłoszeń wewnętrznych” do 17 grudnia 2023 r.