Firmy wciąż czekają na wejście w życie przepisów o pracy zdalnej

Przed pracodawcami stoi wiele wyzwań związanych z pracą zdalną, którym muszą stawić czoła z powodu braku regulacji prawnych (m.in. kontrola czasu pracy, warunków BHP, finansowanie materiałów i narzędzi pracy itd.). Nowela kodeksu pracy wciąż nie jest w pełni gotowa i zapewne wejdzie w życie dopiero po upływie trzech miesięcy od dnia odwołania pandemii, której końca jeszcze nie widać. Dlatego wciąż trzeba korzystać z dostępnych, niepełnych rozwiązań.

Prace nad uregulowaniem pracy zdalnej w kodeksie pracy trwają już wiele miesięcy. 14 lutego 2022 r. pojawił się kolejny, długo oczekiwany projekt ustawy, który dotyka też zagadnienia badania trzeźwości pracowników. Obecnie projekt jest na etapie prac rządowych i dopiero po jego akceptacji przez Radę Ministrów zostanie przekazany do dalszych prac parlamentarnych.

Czytaj więcej:

Kadry i Płace

Praca zdalna w czasie izolacji to nie obowiązek

Pracodawca nie może żądać, aby pracownik objęty kwarantanną lub izolacją wykonywał pracę zdalnie. Nie może też ukarać zatrudnionego za odmowę świadczenia tej pracy ani udzielić mu na ten okres urlopu wypoczynkowego.

Pro

Pomimo wciąż trwających prac nad ustawą, warto przeanalizować dostępne i nowo projektowane rozwiązania. Przepisy o pracy zdalnej wprowadzone ustawą covidową nie regulują niestety wszystkich palących kwestii, dlatego pracodawcy starają się implementować część rozwiązań z własnej inicjatywy, nie czekając na ustawę i dostosowując akty wewnętrzne do potrzeb zarządzania swoją firmą. Pracodawcy muszą jednak pamiętać, aby postanowienia regulaminów nie były mniej korzystne dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy, innych ustaw, aktów wykonawczych czy postanowień układów/porozumień zbiorowych. Akty wewnętrzne nie mogą również naruszać zasad równego traktowania w zatrudnieniu.

Dostępne rozwiązania

Ustawodawca doraźnie uregulował pracę zdalną już na samym początku pandemii w tzw. ustawie covidowej z 2 marca 2020 r. Ta regulacja nadal obowiązuje i jest powszechnie stosowana w wielu firmach.

Zgodnie z art. 3 ww. ustawy, w okresie stanu epidemii COVID-19 oraz trzy miesiące po jego odwołaniu pracodawca może zlecić pracownikowi wykonywanie pracy poza miejscem jej stałego wykonywania. Przepisy stanowią, że celem pracy zdalnej jest przeciwdziałanie COVID-19, ma ona dotyczyć pracy określonej w umowie o pracę, a jej czas ma być ściśle oznaczony.

Ustawa covidowa przewiduje jedynie parę ogólnych zasad i nie wymaga od pracodawców tworzenia nadmiernej dokumentacji (np. regulaminu pracy zdalnej). Praca zdalna nie jest dostępna dla wszystkich. Wymagane jest, aby pracownicy posiadali umiejętności, możliwości techniczne oraz warunki lokalowe w miejscu jej wykonywania. Po stronie pracodawcy leży zapewnienie narzędzi, materiałów oraz obsługi logistycznej. Pracownik może użyć swoich narzędzi czy materiałów, jednak muszą zostać spełnione wymagania dotyczące ochrony informacji poufnych, innych tajemnic prawnie chronionych (w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych), jak również informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Pracodawca może kontrolować, co robi pracownik w czasie pracy zdalnej. Może nakazać mu prowadzenie ewidencji zawierającą opis wykonywanych czynności, datę oraz czas ich wykonania. Wydane polecenie wykonywania pracy zdalnej można cofnąć w każdym czasie w dowolnej formie. Nie jest potrzebna zgoda pracownika ani pisemne wypowiedzenie warunków zatrudnienia.

Możliwość stosowania pracy zdalnej została przewidziana na okres obowiązywania stanu epidemii i w okresie trzech miesięcy po jego odwołaniu (po tym czasie przepis przestaje obowiązywać). Obecna regulacja ma się więc „zazębić” z projektowaną kodeksową pracą zdalną, która ma być rozwiązaniem nie tylko na okresy kryzysowe, ale również na post-pandemiczną codzienność.

Przykład

Z powodu otrzymywania wielu zapytań od pracowników pracodawca chciałby doprecyzować zasady wykonywania pracy zdalnej. Zastanawia się, jak to zrobić, żeby zasady te były zgodne z obowiązującymi przepisami.

Wielu pracodawców z własnej inicjatywy wprowadziło już regulaminy określające szczegółowe warunki stosowania pracy zdalnej w ich organizacjach. Pracodawca może wydać regulacje wewnętrzne, np. politykę pracy zdalnej, aby nie pozostawić wielu kwestii bez odpowiedzi. Część pracodawców, oprócz narzędzi i materiałów, oferuje pracownikom dodatkowe świadczenia pieniężne w związku ze świadczeniem pracy zdalnej. Inni wprowadzają bardziej szczegółowe regulacje, np. doprecyzowując podstawowe zasady BHP i ergonomii pracy, czy formę i termin wydawania polecenia pracy zdalnej.

KONIEC PRZYKŁADU

A może kodeksowa telepraca

W kodeksie pracy od wielu lat istnieje możliwość zatrudnienia pracownika w formie tzw. telepracy. Praktyka pokazała, że pracodawcy i pracownicy niechętnie korzystali z tej możliwości, zarzucając jej zbytnie przeregulowanie i małą elastyczność. Telepraca nie reguluje bowiem każdej pracy wykonywanej „z domu” a jedynie tę, która jest wykonywana stale poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Regularność świadczenia telepracy oraz jej cel odróżnia ją od polecenia wykonywania pracy zdalnej przez czas oznaczony.

Telepraca wymaga wydania regulaminu i uzgadniania go z przedstawicielami pracowników, co zniechęcało pracodawców do korzystania z niej. Ponadto, przepisy nakładają na pracodawcę wiele innych obowiązków, przykładowo: negocjacje w zakresie zaprzestania stosowania telepracy, równe traktowanie telepracownika, a także jego ochronę przed wypowiedzeniem z powodu zaprzestania telepracy, obowiązki informacyjne wobec telepracownika, dostarczenie sprzętu do telepracy i jego ubezpieczenie oraz finansowanie serwisu.

W praktyce, przed pandemią, telepracy raczej nie stosowano. Okazjonalna praca z domu (tzw. home office) traktowana była jako dodatkowy benefit i odbywała się poza tą regulacją. Pandemia zrewolucjonizowała to podejście. Praca zdalna nie była już miłym wyjątkiem w wybranych firmach, ale stała się trudną koniecznością. Właściwa organizacja pracy poza biurem stała się jedyną szansą na przetrwanie wielu organizacji w trudnych czasach pandemii. Jak się okazało, większość pracodawców poradziła sobie z tym wyzwaniem, wprowadzając „covidową” pracę zdalną, a telepraca nadal nie była powszechnie wykorzystywana do celów, do których została stworzona.

Co oferuje projekt nowelizacji

Projekt dotyczący pracy zdalnej korzysta z pewnych rozwiązań telepracy, uchylając ją i dodając zamiast niej nowy rozdział regulujący pracę zdalną. Przepisy przejściowe zakładają, że wykonywanie telepracy będzie dopuszczalne nie dłużej niż przez okres sześciu miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy. Projekt zakłada, że telepraca przestanie istnieć, a formą wykonywania pracy „na odległość” będzie tylko praca zdalna.

Projekt przewiduje, że praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo na trzy sposoby:

(1) na podstawie uzgodnienia przy zawieraniu umowy o pracę albo dokonanego już w trakcie zatrudnienia,

(2) na polecenie pracodawcy lub

(3) okazjonalnie.

Zasadą będzie wykonywanie pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia z pracodawcą. Praca zdalna na jednostronne polecenie pracodawcy będzie stosowana wyjątkowo jedynie w dwóch przypadkach:

(1) w okresie obowiązywania stanów: nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego albo epidemii oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu lub

(2) w okresie, w którym z powodu siły wyższej, czasowo nie jest możliwe zapewnienie przez pracodawcę warunków pracy odpowiadających BHP w dotychczasowym miejscu pracy.

W obu sytuacjach bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej pracownik powinien złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Pracodawca będzie mógł cofnąć polecenie w każdym czasie, za jednodniowym uprzedzeniem, zwłaszcza gdy zmienią się ww. warunki umożliwiające pracę w takim trybie. Na pracowniku ciąży natomiast obowiązek niezwłocznego poinformowania pracodawcy o zmianie warunków lokalowych i technicznych, które uniemożliwiają mu zdalną pracę. W takim przypadku pracodawca będzie musiał niezwłocznie cofnąć polecenie pracy zdalnej.

Ciekawym rozwiązaniem wydaje się praca zdalna wykonywana okazjonalnie. Pracownik będzie mógł o nią sam zawnioskować. Nie będzie jednak mógł pracować zdalnie dłużej niż 24 dni robocze w roku. Czy taka liczba będzie wystarczająca? Czas pokaże. Wymiar takiej pracy to wynik kompromisu. Początkowo zaproponowano bowiem 12 dni, a jedną z kontrpropozycji zgłoszonych w ramach uwag do projektu było nawet 36 dni. W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej nie będą obowiązywać m.in. przepisy dotyczące określania szczegółowych zasad pracy zdalnej, obowiązków pracodawcy związanych z zapewnieniem materiałów i narzędzi pracy, pokrywania kosztów energii elektrycznej i Internetu. Możliwość doraźnej pracy zdalnej należy ocenić pozytywnie. Są pracownicy, którzy wolą pracę z biura, a pracować zdalnie chcieliby jedynie od czasu do czasu.

Stała praca zdalna będzie wymagała więcej formalności. Zasady wykonywania takiej pracy będzie się określać w porozumieniu (zawartym ze związkami zawodowymi) albo regulaminie (gdy nie dojdzie do porozumienia ze związkami lub gdy pracodawca nie ma związków). Jeżeli w zakładzie pracy nie będzie regulaminu ani porozumienia, to praca zdalna wciąż będzie możliwa. Zasady jej wykonywania można będzie określić w poleceniu (jeśli jest to praca zdalna na polecenie) albo w porozumieniu zawartym z konkretnym pracownikiem.

W porozumieniu bądź regulaminie pracy zdalnej trzeba będzie uregulować wiele istotnych kwestii. Przykładowo będzie trzeba określić grupy zawodowe mogące korzystać z pracy zdalnej. Kolejny ważny punkt dotyczy zasad pokrywania kosztów przez pracodawcę oraz wysokości ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu za korzystanie z narzędzi pracownika. Dotychczas takie zasady nie są uregulowane kodeksowo choć wielu pracodawców wypłaca ekwiwalenty bądź zwraca koszty ponoszone przez pracowników przy wykonywaniu pracy zdalnej. Kolejne ważne zagadnienia to zasady dotyczące porozumiewania się z pracodawcą (w tym sposób potwierdzania obecności), kontroli wykonywania pracy zdalnej, kontroli w zakresie BHP oraz bezpieczeństwa i ochrony informacji (w tym ochrony danych osobowych) jak również zasady obchodzenia się z powierzonymi narzędziami pracy (instalacja, konserwacja, serwis).

Projekt wprowadza również sytuacje, w których pracodawca będzie musiał zgodzić się na wykonywanie pracy zdalnej. Będzie to istotne ułatwienie dla rodziców najmłodszych dzieci, pracownic w ciąży oraz pracowników łączących pracę zawodową z opieką nad osobą z niepełnosprawnością. Taką możliwość będą więc mieli pracownicy wychowujący dziecko do czwartego roku życia bądź pracownicy sprawujący opiekę nad niepełnosprawnym członkiem rodziny lub inną niepełnosprawną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym. Oczywistym warunkiem będzie jednak, aby wykonywanie pracy zdalnej było obiektywnie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W przeciwnym razie wniosek pracownika nie będzie wiążący dla pracodawcy.

Pracownikowi pracującemu spoza biura pracodawca będzie obowiązany zapewnić m.in. materiały i narzędzia pracy do pracy zdalnej, pokryć koszty związane z instalacją i serwisem tych narzędzi, koszty energii elektrycznej oraz Internetu i ewentualnie inne koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej (jeśli zostały określone w porozumieniu/regulaminie/poleceniu), a także zapewnić pracownikowi niezbędne do wykonywania pracy zdalnej szkolenia i pomoc techniczną.