Podmioty podlegające regulacjom ustaw podatkowych są obowiązane do dokonywania odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wpisanych do ewidencji. Ujęcie wydatków w kosztach jednorazowo jest możliwe tylko wyjątkowo np. przy tzw. składnikach niskocennych (o wartości do 3500 zł) bądź w przypadku małych podatników lub osób rozpoczynających działalność lub jeżeli składniki majątku będą przez podatnika używane krócej niż rok. W pozostałych przypadkach kosztami uzyskania przychodów są odpisy amortyzacyjne dokonywane zgodnie z przepisami ustawy o CIT lub o PIT.
Amortyzacja polega na systematycznym i planowym rozłożeniu w czasie obciążeń wyniku finansowego. Podstawą takiego podejścia jest założenie, że składniki aktywów trwałych nie zużywają się jednorazowo, lecz stopniowo, generując przychody przez cały okres swojego gospodarczego wykorzystania.
Definicja z ustawy
Zgodnie z art. 16a ust. 1 ustawy o CIT (analogicznie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT), środkami trwałymi są m.in. maszyny, urządzenia i środki transportu stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.
Z definicji tej wynika, że środkiem trwałym są składniki majątku, które są kompletne i zdatne do użytku. Terminem, w którym cechy te muszą być spełnione, jest dzień przyjęcia do używania. Wówczas składniki majątku muszą być funkcjonalną całością nie tylko w aspekcie technicznym, ale również prawnym. W praktyce określenie czy dany składnik majątku jest funkcjonalną całością oraz czy spełnia wymogi prawne może sprawiać pewne trudności.
Funkcja urządzenia
Przy ustalaniu czy środek trwały jest kompletny i zdatny do użytku pomocna może być funkcja urządzenia.