Ustawa nowelizująca Kodeks postępowania administracyjnego z 7 kwietnia 2017 r., która weszła w życie 1 czerwca, istotnie zmieniła zasady komunikacji elektronicznej w postępowaniu administracyjnym. Dotyczący elektronicznych doręczeń nowy przepis art. 392 kpa został jednak na tyle wadliwie sformułowany, że już spowodował trudności interpretacyjne.
E-skrzynka podawcza
Według art. 392 k.p.a., gdy uczestnikiem postępowania będącym adresatem pisma organu prowadzącego postępowanie jest podmiot publiczny, to doręczenia dokonuje się na jego elektroniczną skrzynkę podawczą (ESP). Zarówno pojęcie podmiotu publicznego, jak i elektronicznej skrzynki podawczej należy rozumieć zgodnie z przepisami ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Do podmiotów publicznych ustawa zalicza szeroki krąg podmiotów wykonujących zadania publiczne, w tym m.in. organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa, sądy, jednostki organizacyjne prokuratury czy jednostki samorządu terytorialnego i ich organy. Z kolei elektroniczna skrzynka podawcza to środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania online dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego, a każdy podmiot publiczny ma obowiązek utworzyć i obsługiwać taką skrzynkę.
Według uzasadnienia projektu ustawy zmieniającej kodeks nowy przepis art. 392 k.p.a. zmierza do wyrażenia wprost zasady, zgodnie z którą w przypadku doręczania pism podmiotowi publicznemu (gdy jest stroną lub innym uczestnikiem postępowania) będzie następowało na ESP tego podmiotu bez wymogu uzyskania uprzedniej zgody na takie elektroniczne doręczanie.
E-przyjmowanie
Deklarowany w uzasadnieniu cel wprowadzenia rozwiązania jest jak najbardziej przekonujący. Już w 2005 r. w przepisach wykonawczych do ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne nałożono na podmioty publiczne obowiązek przyjmowania dokumentów elektronicznych za pośrednictwem ESP. Później obowiązek ten przeniesiono na poziom samej ustawy o informatyzacji. Podmiotom publicznym zapewniono więc wystarczająco dużo czasu na utworzenie ESP oraz zapewnienie obsługi odbierania w ten sposób e-dokumentów. Do wejścia w życie nowelizacji (1 czerwca br.) obowiązywała – wyrażona w art. 391 §1 k.p.a. – zasada, z której wynika, że to od woli odbiorcy pisma zależało, w jakiej postaci będzie otrzymywał od organu pisma (papierowo albo elektronicznie). Według tej zasady elektroniczne doręczenie jest uzależnione od wniesienia e-podania przez ESP organu prowadzącego postępowanie lub akceptacji przez uczestnika takiego sposobu komunikacji (przez zwrócenie się uczestnika do organu o e-doręczenie lub wyrażenie przez niego na to zgody). Jednocześnie odbiorca w każdym momencie w postępowaniu może zrezygnować z elektronicznego doręczania.
Nowy przepis art. 392 k.p.a. wyłącza stosowanie wspomnianej zasady do podmiotów publicznych, które powinny być przecież od dawna przygotowane do przyjmowania e-dokumentów za pomocą ESP. W przypadku pozostałych uczestników postępowania pozostawiono zasadę wyboru formy doręczeń wraz z możliwością rezygnacji z doręczenia elektronicznego.