Sygnalista zgłosi naruszenia bezpieczeństwa w firmie

Katalog naruszeń, które mogą być przedmiotem zgłoszenia sygnalisty, nie obejmuje łamania prawa pracy, w tym zasad bhp. Takie przypadki mogą być jednak objęte procedurą sygnalizowania naruszeń, którą firmy mają prawo u siebie ustalać.

Publikacja: 02.07.2024 04:30

Sygnalista zgłosi naruszenia bezpieczeństwa w firmie

Foto: Adobe Stock

Do uregulowania kwestii sygnalistów zobligowały Polskę przepisy unijnej dyrektywy 2019/1937, którą powinniśmy byli implementować do 17 grudnia 2021 r. Długo z tym jednak zwlekaliśmy. Efekt? Polska musi z tego tytułu zapłacić wysokie kary finansowe. Dobra wiadomość jest natomiast taka, że prace nad zmianami dobiegły właśnie końca i niedługo firmy będą musiały wdrożyć procedury w tym zakresie. Dotyczy to podmiotów zatrudniających od 50 osób.

– Nowe przepisy zaczną obowiązywać już 24 września. To niewiele czasu na przygotowanie procedur, opracowanie regulaminu zgłoszeń oraz przeprowadzenie konsultacji ze stroną związkową, a tam, gdzie jej nie ma, na wybór przedstawicieli załogi – przyznaje Wioletta Żukowska-Czaplicka z Federacji Przedsiębiorców Polskich.

Czytaj więcej

Julita Karaś-Gasparska: Sygnaliści – nowe obowiązki dla firm

Odwrotu już jednak nie ma. Tłumaczymy zatem kwestie budzące najwięcej wątpliwości.

Sprawy z zakresu bhp

Dużo kontrowersji wzbudza m.in. katalog naruszeń (>patrz ramka), które mogą być przedmiotem zgłoszenia sygnalisty. Ostatecznie nie znalazło się w nim prawo pracy. Jako jeden z argumentów za jego ujęciem wymieniano bezpieczeństwo i higienę pracy jako obszar, w którym występują notorycznie nieprawidłowości. Jeżeli jednak ich świadkowie nie zostaną sygnalistami, to te nieprawidłowości będą powracały. Eksperci przekonują jednak, że jeszcze nic straconego.

– Pomimo braku prawa pracy w ustawowym katalogu obligatoryjnym pracodawcy sami będą mogli zdecydować się na ujęcie go w procedurach wewnętrznych. Wynika to z fakultatywnej możliwości rozszerzenia przez firmę katalogu zgłoszeń o naruszenia jej regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych mających oparcie w przepisach prawa powszechnie obowiązującego – tłumaczy Beata Baran-Wesołowska, partner w kancelarii BKB Baran Książek Bigaj.

W efekcie, jak tłumaczy ekspertka, jeżeli pracodawcy będą chcieli przyjmować doniesienia o pogwałceniu np. regulaminu pracy czy bhp, to nie ma przeszkód, aby ujęli to w tworzonych procedurach zgłoszeń wewnętrznych.

– Firmy muszą też pamiętać, że istnieje konieczność konsultacji takich procedur z organizacją związkową, a jeżeli takiej nie ma w zakładzie, to z przedstawicielami osób świadczących pracę. Oznacza to, że związki zawodowe mogą wnieść propozycję, aby przykładowo naruszenia z zakresu prawa pracy zostały uwzględnione w katalogu zgłoszeń wewnętrznych. Trzeba jednak pamiętać, że taka rekomendacja nie jest wiążąca – mówi mec. Beata Baran-Wesołowska.

Ekspertka zwraca jednocześnie uwagę, że jeżeli pracodawca się na taki krok już zdecyduje, to zgłoszenia w tym zakresie będą musiały być procedowane tak samo jak te, które dotyczą katalogu obligatoryjnego. Z taką różnicą, że nie będą mogły być przedmiotem zgłoszeń zewnętrznych.

– Trzeba jednocześnie pamiętać, że mamy w Polsce specjalnie przeznaczone do tego instytucje, które przyjmują sygnały dotyczące nieprawidłowości związanych z kwestiami zatrudnienia, w tym bezpieczeństwa i higieny pracy. Mam tu na myśli przede wszystkim Państwową Inspekcję Pracy – dodaje.

Co też istotne, polski prawodawca przewidział ocenę skutków regulacji (tzw. OSR ex post) dwa lata po wejściu w życie tych przepisów jako ewaluację przyjętych norm. Na bazie zgromadzonych doświadczeń będziemy więc mogli stwierdzić, co się sprawdziło, a co nie, i w jakim kierunku powinny pójść zmiany. Niewykluczone zatem, że kwestie prawa pracy w obligatoryjnym katalogu naruszeń ostatecznie zobaczymy.

Od czego zacząć

Skoro eksperci przesądzili już, że firma sama może zdecydować się na ujęcie dodatkowych obszarów zgłoszeń w swoich procedurach, to od czego powinna zacząć ich wdrożenie?

Beata Baran-Wesołowska, partner w kancelarii BKB Baran Książek Bigaj, wyjaśnia, że do wdrożenia nowych regulacji podeszłaby indywidualnie, z uwzględnieniem potrzeb i charakterystyki danej organizacji.

– W pierwszej kolejności należy wziąć pod uwagę wielkość firmy oraz sposób jej funkcjonowania. Ustalenia te będą decydowały o kilku kwestiach.

1) Po pierwsze, sposób przyjmowania zgłoszeń, czyli wdrożenie właściwie dostosowanych kanałów wewnętrznych.

2) Po drugie, określenie osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie informacji o naruszeniach, a także podmiotu podejmującego działania następcze.

3) Po trzecie, istotna będzie kwestia metody kontaktu z sygnalistą, a także rozstrzygnięcie, czy dany podmiot będzie przyjmować zgłoszenia anonimowe.

– To są sprawy, nad którymi musimy się zastanowić, zanim przejdziemy do przygotowywania dokumentacji – mówi ekspertka.

Okazuje się natomiast, że na obowiązki w zakresie ochrony sygnalistów nie ma wpływu wielkość zakładu.

– Zależy oczywiście to od tego, co rozumiemy pod pojęciem „małej firmy”. Jeżeli zatrudniamy pracowników, których zsumowane etaty dają nam ich przynajmniej 50, to te zadania są analogiczne do tych, które musi zrealizować zakład, w którym pracuje np. 3 tys. osób – tłumaczy.

Różnice we wdrożeniu będą natomiast zależeć od specyfiki działalności na poziomie rozwiązań operacyjnych. Przykładowo w firmie, która zatrudnia 50 przedstawicieli handlowych (zakładamy, że wszyscy pracują na cały etat) działających w terenie, procedura zgłoszeń powinna uwzględniać kwestie charakteru ich pracy, w tym dużej mobilności. Przykładem tego będzie taki dobór kanałów zgłaszania, który stanie się dla nich łatwo dostępny, jak np. specjalna skrzynka mailowa lub wyspecjalizowana w obsłudze zgłoszeń whistleblowingowych aplikacja. Z kolei w przedsiębiorstwie produkcyjnym, gdzie wiele osób wykonuje pracę stacjonarnie, wygodniejszą formą zgłoszeń może być fizyczna skrzynka kontaktowa – mówi mec. Beata Baran-Wesołowska, partner w kancelarii BKB Baran Książek Bigaj.

Ważne będą też kwestie formalne. Przedsiębiorca zobligowany jest bowiem ustawowo do stworzenia odrębnego dokumentu dotyczącego zagadnień whistleblowingowych, czyli procedury zgłoszeń wewnętrznych. Stanowi ona swoistą mapę drogową po procesie zgłaszania.

– Dokument ten powinien być podany do wiadomości załogi w sposób przyjęty u danego pracodawcy – wyjaśnia mec. Baran-Wesołowska.

Konsekwencje pomyłek

Właściwe wdrożenie regulacji jest o tyle ważne, że powoduje konwencje prawne. Przykładem złej implementacji będzie np. nieodpowiednio ukształtowany proces zgłaszania, w którym pracownik ma przekazać informację do swojego bezpośredniego przełożonego, podczas gdy ustawa obliguje do wskazania konkretnej jednostki lub osoby w swojej strukturze, która będzie miała odpowiednie upoważnienie do odbioru zgłoszeń.

Innym przykładem może być brak zachowania poufności zgłoszeń, gdy do skrzynki mailowej, na którą one wpływają, mają dostęp osoby nieupoważnione do tego celu, np. pracownik sekretariatu.

Takie sytuacje rodzą też konsekwencje. Wobec osób odpowiedzialnych za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych ustawodawca przewidział bowiem sankcje o charakterze karnym za istotnie nieprawidłowe wdrożenie tych procedur.

Obszary, w których można zgłaszać nieprawidłowości

- korupcja;

- zamówienia publiczne;

- usługi, produkty i rynki finansowe;

- przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowanie terroryzmu;

- bezpieczeństwo produktów i ich zgodności z wymogami;

- bezpieczeństwo transportu;

- ochrona środowiska;

- ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe;

- bezpieczeństwo żywności i pasz;

- zdrowie i dobrostan zwierząt;

- zdrowie publiczne;

- ochrona konsumentów;

- ochrona prywatności i danych osobowych;

- bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych;

- interesy finansowe Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

- rynek wewnętrzny Unii Europejskiej, w tym publicznoprawne zasady konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

- konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi wyżej.

Kto może zostać sygnalistą

- pracownik;

- pracownik tymczasowy;

- osoba świadcząca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej;

- przedsiębiorca;

- prokurent;

- akcjonariusz lub wspólnik;

- członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

- stażysta;

- wolontariusz;

- praktykant;

- funkcjonariusz służb mundurowych;

- żołnierz.

Czytaj więcej

Jak zostać sygnalistą - pytania na które warto znać odpowiedzi

Do uregulowania kwestii sygnalistów zobligowały Polskę przepisy unijnej dyrektywy 2019/1937, którą powinniśmy byli implementować do 17 grudnia 2021 r. Długo z tym jednak zwlekaliśmy. Efekt? Polska musi z tego tytułu zapłacić wysokie kary finansowe. Dobra wiadomość jest natomiast taka, że prace nad zmianami dobiegły właśnie końca i niedługo firmy będą musiały wdrożyć procedury w tym zakresie. Dotyczy to podmiotów zatrudniających od 50 osób.

Pozostało 95% artykułu
W sądzie i w urzędzie
Sprawy frankowiczów w sądach – wszystko co musisz wiedzieć
Praca, Emerytury i renty
Krem z filtrem, walizka i autoresponder – co o urlopie powinien wiedzieć pracownik
Praca, Emerytury i renty
Wakacyjne wyjazdy do pracy za granicę. Jak się przygotować?
Prawo pracy
Co przysługuje pracownikom w upały? Czy rodzi to obowiązki podatkowe i składkowe?
Materiał Promocyjny
Mazda CX-5 – wszystko, co dobre, ma swój koniec
Za granicą
Wakacje 2024 z biurem podróży. Jakie mam prawa podczas wyjazdu wakacyjnego?
Materiał Promocyjny
Jak Lidl Polska wspiera polskich producentów i eksport ich produktów?