Później już tylko korekta
Konsekwencją nieuzyskania w terminie wymaganych dowodów jest obowiązek wykazania WDT ze stawką właściwą dla dostawy tego towaru na terytorium Polski. Późniejsze otrzymanie dokumentów uprawnia wprawdzie podatnika do skorygowania uprzednio wykazanego podatku (art. 42 ust. 12 pkt 2 ustawy o VAT), jednak do momentu zgromadzenia dokumentacji musi on ponieść faktyczny koszt VAT z tytułu tej dostawy.
Uzyskanie odpowiedniej dokumentacji w terminie ma więc zasadnicze znaczenie dla prowadzonej działalności. Niestety dla wielu podatników trzy miesiące na zgromadzenie dowodów to okres zbyt krótki. Zwłaszcza dla podatników, którzy miesięcznie przeprowadzają dużą liczbę WDT. W rezultacie, często tacy podatnicy muszą zastosować dla tych dostaw stawkę krajową do czasu uzyskania dowodów.
Pomogą indywidualne procedury
Rozwiązaniem tego problemu mogą być indywidualnie stworzone procedury potwierdzania WDT, które są coraz częściej akceptowane przez organy podatkowe.
Najczęściej podatnicy wybierają potwierdzenie dostaw w drodze dowodów elektronicznych, ponieważ jest to obecnie bardzo szybki sposób na pozyskanie dowodów.
W praktyce często stosowane są potwierdzenia w formie skanu przesyłane za pośrednictwem poczty e-mail. Przewoźnik, po wykonanym transporcie, przesyła podatnikowi podpisane przez odbiorcę dokumenty transportowe np. CMR w formie skanu za pośrednictwem poczty e-mail. Uzyskanie przez podatnika dokumentów transportowych w tej formie i w taki sposób jest w pełni akceptowane przez organy podatkowe (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 14 lutego 2018 r., 0112-KDIL1-3.4012.668.2017.1.IT).
Taka procedura usprawnia wprawdzie i przyspiesza proces gromadzenia dokumentacji, jednak nadal wymaga dodatkowej pracy w postaci zeskanowania dokumentów transportowych przez przewoźników lub nabywcę. W związku z tym, wielu podatników coraz częściej decyduje się stworzyć bardziej zautomatyzowane procedury uzyskiwania potwierdzeń dla wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów.