Mediacja pozwala zakończyć konflikt taniej i szybciej

Mediacja pozwala przedsiębiorcy zakończyć konflikt taniej i szybciej. Nie budzi także negatywnych emocji, które często uniemożliwiają dalszą współpracę. Polscy przedsiębiorcy rzadko jednak korzystają z tej formy rozwiązania sporu, wybierając najczęściej długi, drogi i podsycający konflikt proces sądowy. Dlaczego? Jeszcze w maju do Sejmu zostanie przekazany rządowy projekt ustawy o wspieraniu polubownych metod rozwiązywania sporów zawierający kompleksowe rozwiązania opracowane w odpowiedzi na to pytanie.

Upowszechnienie mediacji czy arbitrażu to olbrzymia szansa dla gospodarki, ponieważ spory sądowe kosztują strony nawet kilkadziesiąt miliardów złotych rocznie. Wzrost liczby mediacji pozasądowych odciąży sądy i obniży koszty sporów ponoszone zarówno przez obywateli, jak i przez państwo. Z danych raportu „European Judicial Systems – edition 2014: efficiency and quality of justice", opracowanego przez Europejską Komisję na rzecz Efektywności Wymiaru Sprawiedliwości (CEPEJ), wynika, że strony procesów sądowych w Polsce opłacają prawie 30 proc. kosztów funkcjonowania wymiaru sprawiedliwości. Z tego samego opracowania wynika, że na 25 analizowanych krajów Polska znajduje się na czwartym miejscu pod względem liczby spraw sądowych przypadających na jednego mieszkańca. Do sądów w ubiegłym roku wpłynęło ponad 1,5 mln spraw gospodarczych, z których znaczna część mogłaby znaleźć rozwiązanie polubowne. Dlatego Ministerstwo Gospodarki wspólnie z Ministerstwem Sprawiedliwości opracowały projekt ustawy wspierającej polubowne metody rozwiązywania sporów.

Inne kraje europejskie oraz Parlament Europejski również zastanawiają się, jak spowodować wzrost liczby mediacji. W trakcie prac nad projektem analizowaliśmy m.in. świeże doświadczenia Włoch i Niemiec.

Zjedli bardzo drogą żabę

Opisywany przykład doskonale oddaje przewagę mediacji nad sądowym rozstrzyganiem sporów. Zagraniczna spółka budowlana zawarła z polskim inwestorem umowę na budowę hali sportowej w mieście wojewódzkim na południu kraju. Strony ustaliły wynagrodzenie – 20 mln zł. Po zakończeniu prac powstał spór o datę odbioru hali po usunięciu wad i usterek. Inwestor naliczył 10 mln zł kary umownej za zwłokę w oddaniu obiektu, z czego 3 mln zł potrącił z wynagrodzenia. O pozostałą kwotę wystąpił do sądu. Podczas negocjacji, które odbyły się przed procesem, wykonawca zaproponował inwestorowi 1,4 mln zł tytułem kary umownej. Inwestor odrzucił propozycję ugody.

Po skierowaniu sprawy do sądu inwestor zatrudnił stołeczną kancelarię prawną. Umówił się na wynagrodzenie w wysokości 350 zł netto za godzinę pracy prawnika (w sumie za obsługę prawną zapłacił 80 tys. zł). Do skompletowania akt został oddelegowany pracownik firmy, któremu dodatkowo zapłacono 8 tys. zł. Jego zadanie nie było proste. Przygotowanie materiałów zajęło niemal trzy miesiące. Sam pozew liczył 30 stron, dokumenty zostały zebrane w dziesięciu segregatorach. Każdy dowód został opisany oraz potwierdzony za zgodność z oryginałem. Dużą część dokumentacji sporządzono po niemiecku, konieczne były więc dodatkowe wydatki na tłumaczenia umów, dokumentacji projektowej i budowlanej oraz korespondencji. Ponieważ w sądzie powód musi złożyć wszystkie dowody w dwóch egzemplarzach, całość materiałów skserowano. Wszystkie papiery zeskanowano i przegrano na płyty CD. Pracownicy inwestora odbyli dziesiątki rozmów osobistych i telefonicznych z adwokatami. Na czas procesu jeden z kluczowych pracowników firmy, wcześniej odpowiedzialny za nadzór nad budową, został oddelegowany do kontaktów z kancelarią prawną. Uczestniczył we wszystkich rozprawach jako drugi pełnomocnik. Inwestor zapłacił 100 tys. zł opłaty sądowej, a po wniesieniu apelacji następne 100 tys. zł.

Nieco niższe, ale porównywalne, koszty obsługi prawnej i przygotowania dokumentacji poniósł pozwany wykonawca. W liczącej niemal 20 stron odpowiedzi na pozew twierdził, że żądanie zapłaty kary umownej jest całkowicie niezasadne, ponieważ opóźnienie w odbiorze robót budowlanych nie nastąpiło z jego winy. Aby to wykazać, dołączył następne kilkadziesiąt stron dokumentacji.

Akta sprawy liczyły 15 tomów. Koszty wydania opinii przez powołanego w sprawie biegłego wyniosły 7 tys. zł.

W toku procesu sąd przesłuchał 25 świadków, głównie pracowników stron, ale także osoby zatrudnione przez podwykonawców. Połowa świadków mieszkała w mieście, w którym toczyła się sprawa. Pozostali musieli dojechać do siedziby sądu z odległych miejscowości (średni koszt przejazdu wyniósł około 100 zł). Dwie osoby przyjechały z zagranicy. Do kosztów podróży należało dodać utracone zarobki świadków, a w kilku przypadkach koszty noclegu. Dwukrotnie na rozprawę został wezwany mieszkający w Belgii prezes zarządu pozwanej spółki. Do jego przesłuchania konieczne było zaangażowanie tłumacza.

Koszty prowadzenia procesu poniesione przez powoda wyniosły ponad 300 tys. zł. Pozwany wydał około 100 tys. zł.

Budowa hali zakończyła się pod koniec 2008 r. Pozew wpłynął w połowie 2010 r. W sprawie odbyło się osiem wielogodzinnych rozpraw. Po ponad dwóch latach procesu sąd wydał wyrok oddalający powództwo. Inwestor wniósł apelację. Po ośmiu kolejnych miesiącach wyznaczony został termin rozprawy apelacyjnej – prawie pięć lat po zakończeniu budowy.

Dwa tygodnie przed terminem rozprawy apelacyjnej strony zawarły ugodę pozasądową, zgodnie z którą inwestor zapłacił pozwanej spółce resztę wynagrodzenia, czyli 3 mln zł bez odsetek. Nie uzyskał przy tym nic z tytułu kary umownej.

Proces był na bieżąco relacjonowany przez media. Zarzuty dotyczące nieterminowego zakończeniu budowy oraz oddania robót z wadami kładły się cieniem na budowanej przez lata marce zagranicznej spółki. Prezes zarządu osobiście zaangażował się w postępowanie sądowe. Na rozprawach podkreślał, że w trakcie wieloletniej działalności w branży budowlanej nigdy wcześniej nie był w sądzie, co świadczyć miało o uczciwym i bezkonfliktowym prowadzeniu biznesu. Przez cały czas deklarował wolę polubownego rozwiązania sporu. Za osobistą porażkę uznał to, że po zbudowaniu skomplikowanego obiektu, jednego z najnowocześniejszych tego typu w Polsce, zamiast chwalić się w prasie branżowej zastosowaną unikatową technologią, przez trzy lata toczył spór sądowy i odpierał zarzuty dotyczące niewłaściwego wykonania umowy.

W pocie sędziowskiego czoła

Wyznaczony w sprawie sędzia musiał przeczytać 15-tomowe akta, zrozumieć i przeanalizować ogrom załączonej specjalistycznej dokumentacji. Pracownicy sekretariatu sądowego zszyli akta, ponumerowali i opisali dokumenty. Konieczne było wzywanie świadków, również z zagranicy, przesyłanie akt do biegłego, zorganizowanie pracy tłumacza przysięgłego. Sędzia poprowadził dziesięć całodziennych rozpraw. Wielogodzinne przesłuchania świadków, stron i biegłego musiały zostać zaprotokołowane. Przygotowanie wyroku i uzasadnienia przy tak obszernym materiale dowodowym zajęło sędziemu wiele dni wytężonej pracy, poświęconej tylko tej jednej sprawie. Po wniesieniu apelacji wielotomowe akta zostały przesłane do sądu II instancji. Tam inny sędzia musiał je przeczytać, przeanalizować i przygotować się do sprawy, ponieważ inwestor cofnął pozew krótko przed wyznaczoną rozprawą apelacyjną.

A przecież jest mediacja

Ryzyko wydłużenia czasu rozwiązania sporu poprzez przystąpienie do mediacji nie jest duże. Doświadczony mediator już po jednym spotkaniu, maksymalnie po kilku powinien wiedzieć, czy stanowiska stron są nieprzejednane, czy też widzą one możliwość ustąpienia ze swoich pierwotnych pozycji.

Rolą mediatora jest pomóc stronom w osiągnięciu porozumienia. Po nawiązaniu kontaktu ze stronami mediator zbiera i analizuje otrzymane informacje, wybiera strategię prowadzenia mediacji i wzywa strony do udziału w sesji mediacyjnej. Do znalezienia rozwiązania lub podjęcia decyzji o zakończeniu mediacji bez zawarcia porozumienia zwykle wystarcza kilka spotkań. Opłaty mediacyjne są zróżnicowane w zależności od ośrodka, w którym prowadzona jest mediacja. W sprawach gospodarczych za sesję mediacyjną płaci się od 250 do 500 zł. Stawki za całość mediacji mogą być negocjowane. Zgodnie z cennikami renomowanych ośrodków mediacyjnych w sprawie gospodarczej o zapłatę 7 mln zł opłata za mediację mogłaby wynieść około 30 tys. zł dla obu stron.

W opisanym sporze zawarcie ugody i uniknięcie procesu sądowego było możliwe. Wykonawca przedstawił konkretną i atrakcyjną dla inwestora propozycję ugody jeszcze przed skierowaniem sprawy do sądu, która jednak została odrzucona. Być może, gdyby strony skorzystały z pomocy mediatora, sprawa mogłaby się zakończyć zawarciem ugody dużo wcześniej. Przed wystąpieniem do sądu inwestor nie rozważył jednak poważnie zalet wykorzystania mediacji. Najpewniej dlatego, że poziom wiedzy o mediacji i wiążących się z nią możliwościach jest niski. Strony pozostające w konflikcie nie orientują się, czym jest mediacja, i dlatego tak rzadko się na nią godzą.

Badania przeprowadzone przez Ministerstwo Gospodarki wskazują, że strony najczęściej dowiadują się o mediacji dopiero w trakcie procesu sądowego. O wiele sensowniejsze byłoby, gdyby informację o możliwości polubownego rozwiązania sporu oraz o zaletach skorzystania z mediacji uzyskały jeszcze przed złożeniem pozwu lub przynajmniej na jak najwcześniejszym etapie procesu sądowego.

Żeby wszyscy wiedzieli

Znaczna część propozycji zawartych w rządowym projekcie ma na celu podniesienie wiedzy o mediacji i spowodowanie, aby jak najwięcej sporów kończyło się w drodze ugody pozasądowej. Służy temu wprowadzenie obowiązku informowania w pozwie, czy strony spróbowały już rozwiązać spór poza sądem. Wraz z pierwszym doręczeniem korespondencji sądowej strony otrzymają także informację o mediacji. Planuje się, aby już w toku sprawy wykorzystany został autorytet sądu i sędziego. Strony na każdym etapie procesu, a w szczególności przed przystąpieniem do rozpoznania sprawy, będą nakłaniane do mediacji.

Obowiązkiem sędziego będzie pouczenie o możliwości ugodowego rozwiązania sporu w drodze mediacji. Uzyska on także nowe możliwości – będzie mógł nakazać stronom udział w spotkaniu informacyjnym, na którym uzyskają pełną wiedzę o zaletach mediacji. Ewentualnie będzie mógł wezwać strony na posiedzenie niejawne, aby ocenić, czy konkretna sprawa nadaje się do mediacji.

Oprócz rozwiązań proceduralnych projekt zawiera również bodźce o charakterze ekonomicznym. Po zawarciu ugody, zanim dojdzie do rozprawy, strony uzyskają zwrot całości opłaty sądowej od pozwu, od opłaty zwolniony będzie także wniosek o zatwierdzenie ugody pozasądowej zawartej przed mediatorem, osoby niezamożne będą mogły zostać zwolnione od kosztów mediacji poprzez zaliczenie ich do kosztów sądowych. Zgodnie z projektem sąd uzyska również możliwości obciążenia strony, która w sposób oczywiście nieuzasadniony odmówiła poddania się mediacji, częścią kosztów powstałych na skutek zdecydowanie nagannego i nielojalnego zachowania strony wobec sądu lub przeciwnika procesowego.

Ważnym elementem zmian jest wprowadzenie szczegółowych wymagań dotyczących kwalifikacji stałych mediatorów oraz zasad prowadzenia list stałych mediatorów i ich publikowania.

To ośmieli przedsiębiorców

Chociaż spory są immanentną cechą obrotu gospodarczego, żadnemu przedsiębiorcy specjalnie na nich nie zależy. Mało tego, myśl o ewentualnych procesach sądowych może skutecznie zniechęcać wielu do rozpoczęcia działalności lub rozwoju na większą skalę prowadzonej już firmy. Upowszechnienie mediacji pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze oraz ułatwi zachowanie relacji biznesowych. Przedsiębiorcy muszą się jednak wcześniej dowiedzieć o korzyściach, jakie można odnieść dzięki mediacji, i przekonać się w praktyce o jej skuteczności. Nowe rozwiązania proponowane w rządowym projekcie ustawy o wspieraniu polubownych metod rozwiązywania sporów stanowią jeden z istotnych elementów budowania skutecznego systemu mediacji w skali kraju, który jest wprowadzany równolegle z podejmowanymi działaniami pozalegislacyjnymi.