Protokół zdawczo-odbiorczy, aneks, czyli jakie załączniki powinna mieć umowa najmu

Przepisy nie kreują katalogu załączników do umowy najmu.

Publikacja: 30.10.2022 07:00

Protokół zdawczo-odbiorczy, aneks, czyli jakie załączniki powinna mieć umowa najmu

Foto: AdobeStock

Zasadniczo nie ma obowiązku tworzenia takich załączników przez strony w przypadku zawarcia umowy najmu lokalu. Strony mogą samodzielnie zdecydować, czy i jakie załączniki zawrą w łączącej je umowie. Jednakże w przypadku umowy najmu okazjonalnego ustawodawca przewidział katalog załączników, jakie powinna zawierać taka umowa.

Załączniki obowiązkowe

Zgodnie z art. 19a ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i zmianie kodeksu cywilnego, do umowy najmu okazjonalnego załącza się w szczególności:

- oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy o najem okazjonalny. Takie oświadczenie stanowi tytuł egzekucyjny, któremu sąd nada, na wniosek wynajmującego, klauzulę wykonalności. Umożliwi to wszczęcie i prowadzenie postępowania egzekucyjnego przed komornikiem. Strony muszą jednak określić jakie zdarzenie spowoduje konieczność opróżnienia i wydania lokalu, tak by akt nadawał się do egzekucji.

- wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać w przypadku eksmitowania go z lokalu będącego przedmiotem umowy najmu okazjonalnego;

- oświadczenie właściciela tego innego lokalu lub osoby posiadającej do niego tytuł prawny o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w lokalu wskazanym w oświadczeniu.

Czytaj więcej

Umowa najmu: Kto i za co odpowiada?

Protokół zdawczo-odbiorczy

Protokół zdawczo-odbiorczy lokalu stanowi załącznik do umowy. I choć przepisy nie przewidują obowiązku sporządzania takiego protokołu przez strony umowy najmu, to jest to rozwiązanie korzystne zarówno dla najemcy, jak i wynajmującego. Zawiera bowiem najdokładniejszy opis lokalu będącego przedmiotem umowy najmu i w przypadku wysnucia jakichkolwiek roszczeń przez stronę, może stanowić dowód w sprawie.

Istotne jest, by protokół ten został sporządzony w takiej ilości egzemplarzy, jaka odpowiada liczbie stron umowy i aby przez każdą z tych stron został podpisany.

Protokół zdawczo-odbiorczy sporządza się w formie pisemnej. Nie ma wątpliwości, że warto spisać go zawierając umowę najmu. Jego sporządzenie nie niesie za sobą żadnych negatywnych skutków dla ze stron, a w razie kłopotów, może stanowić ogromne ułatwienie. Zasadniczo protokół ten spisywany jest przez strony już na ostatnim etapie zawierania umowy najmu – w momencie wydawania lokalu najemcy przez wynajmującego.

Potrzebna jest precyzja

Przy sporządzaniu protokołu zdawczo-odbiorczego trzeba być precyzyjnym. Choć nie ma przepisów, które wymagałyby od stron zawarcia w protokole konkretnych danych, to należy przyjąć, że pożądane będzie umieszczenie w protokole następujących danych:

- daty, miejsca sporządzenia;

- oznaczenia stron – imię, nazwisko, adres, PESEL, nr i seria dowodu osobistego, a w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niebędącej osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną – nazwa, siedziba NIP, KRS – należy pamiętać, by umowę podpisano zgodnie z zasadami reprezentacji – i dane osoby działającej w imieniu przedsiębiorcy;

- dokładny adres nieruchomości;

- opis wyposażenia lokalu – mebli, sprzętów RTV, AGD z uwzględnieniem ich stanu;

- opis lokalu – metraż, opis ścian, okien, drzwi, instalacji elektrycznej;

- stany liczników;

- podpisy stron.

Warto zawrzeć w takim protokole zdjęcia lokalu, mebli, sprzętów, stwierdzonych uszkodzeń, a także stanu liczników wody, prądu, gazu.

Aktualizacja postanowień za pomocą aneksu

Nierzadko zdarza się, iż postanowienia, które strony umieszczają w umowie najmu, tracą na aktualności. Wówczas konieczne okazuje się ich zmodyfikowanie. Nie oznacza to jednak, że z każdą zmianą, strony są zmuszone do zawarcia nowej umowy. Aktualizacja konkretnych postanowień może odbyć się za pomocą tzw. aneksu. Co to takiego i co warto wiedzieć na ten temat?

Zgodnie ze słownikową definicją aneks (łac. annexus – przyłączenie) to dodatek będący uzupełnieniem pisma, dokumentu. Aneks do umowy to dodatkowy dokument modyfikujący treść podstawowego stosunku prawnego łączącego strony.

W myśl art. 77 ust. 1 kodeksu cywilnego: „uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia”. Oznacza to, że aneks będzie przybierał taką formę, jak umowa najmu – jeśli więc umowę zawarto w formie pisemnej, zmiany lub uzupełnienia jej postanowień także powinny być dokonane w takiej formie – jest to przejaw tzw. zasady ekwiwalentności formy.

Zasada ta nie wyklucza jednak możliwości modyfikowania umowy zawartej na piśmie za pomocą aneksu sporządzonego w formie np. aktu notarialnego czy pisemnej z datą pewną. Jednakże umowy zawartej w formie aktu notarialnego nie będziemy mogli aneksować w zwykłej formie pisemnej.

Częstą praktyką jest zawarcie przez strony w samej umowie zastrzeżenia, że wszelkie zmiany w kontrakcie wymagają formy pisemnej (nierzadko ze wskazaniem rygoru ad solemnitatem – nieważności).

Co w aneksie?

Przepisy nie przewidują szczególnych wymogów, jakie musi spełniać aneks do umowy najmu. Jednakże z praktycznego punktu widzenia najistotniejsze będą następujące elementy:

- dokładny opis umowy głównej – data, miejsce zawarcia, strony, nr umowy, przedmiot umowy;

- strony podpisujące aneks;

- postanowienia, które są przez strony modyfikowane – z opisaniem zakresu tych modyfikacji;

- informacja od kiedy zmiany zaczną obowiązywać;

- podpisy stron.

Aneks do umowy najmu może zarówno wprowadzać nowe postanowienia, modyfikować te dotychczas istniejące, jak i uchylać niektóre z nich. Sporządzenie aneksu wymaga więc precyzji, odnoszenia się do konkretnych paragrafów, ustępów umowy pierwotnej, tak by było to transparentne. Jeśli więc strony decydują się na uchylenie postanowienia, powinny się na nie powołać – „Strony zgodnie postanawiają, że § 7 umowy najmu zostaje uchylony”.

Kiedy zmieniać umowę…

Najczęstszymi powodami aneksowania umów najmu są:

- zmiana czasu trwania najmu (zarówno skrócenie, jak i wydłużenie);

- zmiana praw i obowiązków stron (zarówno wykreowanie nowych obowiązków, jak i modyfikowanie już istniejących);

- konkretyzacja praw i obowiązków stron.

W prawie cywilnym obowiązuje zasada swobody umów. W myśl art. 3531 kodeksu cywilnego: „Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego”. Tym samym, w przypadku modyfikowania umowy najmu strony również mają ogromną dowolność, która ograniczana jest zgodnością postanowień z naturą stosunku najmu, zgodnością z przepisami oraz zasadami współżycia społecznego.

…i ile razy można to robić?

Nie ma ograniczeń co do liczby aneksów umowy najmu. To od woli stron zależy, ile razy będą chciały zmieniać łączący je stosunek. Do stron umowy należy także wybór, czy zmian dokonywać będą poprzez aneksowanie umowy, czy też poprzez zawarcie nowej umowy. Warto jednak mieć na względzie ograniczenia czasu trwania przy umowach najmu, które to ograniczenia stwarzają pewne ryzyko, a konkretniej – w myśl art. 661 kodeksu cywilnego:

„§ 1. Najem zawarty na czas dłuższy niż lat dziesięć poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nieoznaczony.

§ 2. Najem zawarty między przedsiębiorcami na czas dłuższy niż lat trzydzieści poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nieoznaczony”.

Oznacza to więc, że aneksowanie umów najmu poprzez wydłużenie ww. terminów spowoduje zrodzenie się skutku w postaci zawarcia umowy na czas nieoznaczony. Skutek ten powstaje niezależnie od woli stron, bo z mocy prawa (ex lege). Terminy są zróżnicowane i w przypadku umów zawieranych między przedsiębiorcami wynoszą 30 lat, a w pozostałych przypadkach jest to dziesięć lat. Warto jednak wspomnieć, że § 2 przywołanego przepisu został dodany przez ustawodawcę do kodeksu cywilnego ustawą z 23 października 2008 r., wcześniej również w obrocie profesjonalnym obowiązywał termin dziesięcioletni. W związku z tym pojawiły się pytania o stosowanie znowelizowanego przepisu do stosunków najmu sprzed wejścia w życie ustawy zmieniającej. W tym temacie wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 18 września 2014 r., V CSK 557/13, stwierdzając: „Do stosunku najmu powstałego przed dniem wejścia w życie ustawy z 23 października 2008 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny (DzU nr 220, poz. 1425) i trwającego po tym dniu ma zastosowanie art. 661 § 2 k.c.”.

Zmiana właściciela lokalu

Zdarzają się sytuacje, w których dochodzi do zmiany stron umowy – np. wskutek sprzedaży lokalu. Zmiana taka nie powoduje jednakże automatycznie wygaśnięcia umowy, nie rodzi też konieczności jej aneksowania. Dlaczego? Nowy właściciel staje się stroną umowy z mocy prawa. Jest to związane z treścią art. 678 § 1 k.c.: „W razie zbycia rzeczy najętej w czasie trwania najmu nabywca wstępuje w stosunek najmu na miejsce zbywcy”. ∑

Beata Rodak aplikant adwokacki, MSN Legal Mazepus Szychowski Niedziałek

Zasadniczo nie ma obowiązku tworzenia takich załączników przez strony w przypadku zawarcia umowy najmu lokalu. Strony mogą samodzielnie zdecydować, czy i jakie załączniki zawrą w łączącej je umowie. Jednakże w przypadku umowy najmu okazjonalnego ustawodawca przewidział katalog załączników, jakie powinna zawierać taka umowa.

Załączniki obowiązkowe

Pozostało 96% artykułu
Nieruchomości
Posiadaczy starych kominków czeka kara lub wymiana. Terminy zależą od województwa
W sądzie i w urzędzie
Prawo jazdy nie do uratowania, choć kursanci zdali egzamin
Prawo karne
Przerwanie wałów w Jeleniej Górze Cieplicach. Jest stanowisko dewelopera
Prawo dla Ciebie
Pracodawcy wypłacą pracownikom wynagrodzenie za 10 dni nieobecności
Materiał Promocyjny
Wpływ amerykańskich firm na rozwój polskiej gospodarki
Prawo pracy
Powódź a nieobecność w pracy. Siła wyższa, przestój, czy jest wynagrodzenie