Tajemnica przedsiębiorstwa i know-how – jak je chronić?

Tajemnica przedsiębiorstwa oraz know-how są równie istotnymi zasobami przedsiębiorcy jak własność przemysłowa. Niezależnie od zabezpieczenia przedmiotów praw własności przemysłowej (m.in. wynalazków czy znaków towarowych), przedsiębiorca powinien wdrożyć środki organizacyjne i techniczne chroniące jego tajemnicę przedsiębiorstwa oraz know-how.

Tajemnica przedsiębiorstwa została uregulowana w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. W dużym uproszczeniu, obejmuje ona wszelkie nieujawnione publicznie informacje istotne dla prowadzenia działalności gospodarczej przez określonego przedsiębiorcę. Natomiast know-how – również w dużym uproszczeniu – to poufna wiedza i doświadczenia techniczne, które dotyczą szeroko pojętej produkcji czy świadczenia usług. Często zakresy tajemnicy przedsiębiorstwa i know-how krzyżują się, co oznacza przykładowo, że przynajmniej w pewnych zakresie określone know-how może zostać uznane jednocześnie za tajemnicę przedsiębiorstwa.

Czytaj więcej

ABC Firmy

Umowa o zachowaniu poufności a ochrona własności intelektualnej przedsiębiorstwa

W czasach ogromnego postępu technologicznego, zarówno własność intelektualna, jak i tajemnica przedsiębiorstwa odgrywają kluczową rolę w kształtowaniu strategii firmy, stanowiąc nieodłączne elementy prowadzenia biznesu.

Powyższe rodzi istotne pytanie, jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa i know-how? Czy należy je zarejestrować we właściwym urzędzie, tak jak np. znaki towarowe? Czy przedsiębiorca musi wdrożyć odpowiednie procedury, żeby zapewnić ochronę tajemnicy swojego przedsiębiorstwa i know-how?

Tajemnica przedsiębiorstwa

W świetle przepisów prawa, przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z takich informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności (vide: ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji).

Ustawowa definicja tajemnicy przedsiębiorstwa ogniskuje się zatem wokół następujących przesłanek:

- dane informacje posiadają wartość gospodarczą,

- informacje te nie są powszechnie znane osobom zajmującym się daną tematyką albo co najmniej nie są takich osób łatwo dostępne,

- „właściciel” tych informacji podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Przykładami informacji mających wartość gospodarczą, które mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa, są różnego rodzaju receptury, metody, technologie, rozwiązania techniczne czy wyniki prac badawczych, jak również informacje związane z organizacją i funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, czyli np. informacje dotyczące klienteli, kontrahentów przedsiębiorcy, kanałów dystrybucji towarów czy finansowania prowadzonej działalności. Tajemnicą przedsiębiorstwa może być pojedyncza informacja, ale także ich zestawienie czy zbiór. Informacje te nie mogą być powszechnie znane osobom na co dzień zajmującym się daną branżą czy tematyką albo co najmniej łatwo dla nich dostępne. Zatem, przykładowo, jeśli tajemnicą przedsiębiorstwa miałaby być receptura środka chemicznego, to nie może ona być powszechnie znana osobom zajmującym się produkcją środków chemicznych czy chemikom.

Okoliczność, że mamy do czynienia z informacjami posiadającymi wartość gospodarczą, które nie są powszechnie znane specjalistom z danej dziedziny oraz łatwo dla nich dostępne, nie jest wystarczająca dla objęcia takich informacji ochroną właściwą dla tajemnicy przedsiębiorstwa.

Ochrona zostanie przyznana takim informacjom tylko wtedy, gdy przedsiębiorca podjął przy zachowaniu należytej staranności odpowiednie działania w celu zapewnienia poufności tych informacji. W przypadku tajemnicy przedsiębiorstwa przepisy wymagają proaktywnego działania przedsiębiorcy – o czym przedsiębiorcy często zapominają.

Przedsiębiorca powinien zatem wdrożyć środki ochrony fizycznej (technicznej), organizacyjnej, jak i prawnej, których celem jest zachowanie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w poufności.

Jakie środki należy zatem w tym celu zastosować? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednolita, ponieważ zależy od wielu czynników, tj. m.in. od rodzaju informacji, wielkości przedsiębiorstwa, kręgu osób, które powinny mieć do nich dostęp, kręgu osób potencjalnie zainteresowanych pozyskaniem tych informacji, jak i zasobów, które można przeznaczyć na ich ochronę.

Odpowiadając zatem jednym zdaniem, można powiedzieć, że środki muszą być po prostu proporcjonalne. Można zakładać, że w większości przypadków konieczne będzie wdrożenie narzędzi zapewniających kontrolę dostępu do informacji – czyli m.in. zawężenie dostępu do informacji do części

personelu, wprowadzenie haseł i innych form autoryzacji dostępu do zasobów informatycznych, w których informacje są przechowywane, czy ograniczenie wstępu do pomieszczeń, w których znajdują się fizyczne nośniki informacji.

Podobnie, powszechne i zasadne jest stosowanie instrumentów prawnych, przykładowo zawieranie umów o zachowanie poufności, tzw. NDA (ang. non-disclosure agreement). Wreszcie, zasadne może być opatrywanie nośników informacji oznaczeniem „poufne” czy „tajemnica przedsiębiorstwa”. Dobierając środki ochrony informacji należy mieć na uwadze, że w ewentualnym sporze dotyczącym naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa na przedsiębiorcy domagającym się ochrony ciąży obowiązek wykazania, że z należytą starannością wdrożył odpowiednie środki mające na celu zachowanie w poufności informacji objętych tajemnicą. Spełnienie powyższego wymogu podlega każdorazowo ocenie sądu.

Jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa?

Jeżeli dana informacja spełnia opisane powyżej przesłanki, w tym przedsiębiorca podjął odpowiednie działania celem zapewnienia ochrony tej informacji, to w ewentualnym sporze sądowym przedmiotowa informacja zostanie uznana za tajemnicę przedsiębiorstwa podlegającą ochronie. Nie jest konieczne zgłoszenie tajemnicy do jakichkolwiek organów czy zarejestrowanie jej w urzędzie. Ochrona przysługująca tajemnicy przedsiębiorstwa nie wymaga przeprowadzenia procedury rejestracyjnej ani poniesienia opłat z tego tytułu (oczywiście czym innym są koszty związane z zapewnieniem ochrony tajemnicy wewnątrz własnego przedsiębiorstwa). Warunkiem przyznania tajemnicy ochrony nie jest utrwalanie tej tajemnicy na nośniku (np. pendrive), a zatem informacje chronione są nawet wówczas, gdy nie są utrwalone (np. są przekazywane w formie ustnej). Jednak dla potrzeb ewentualnego sporu, wskazane jest utrwalenie danej informacji, ponieważ ułatwi to wykazanie jej istnienia.

Korzystanie z cudzej tajemnicy przedsiębiorstwa …

Zgodnie z przepisami, ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi czyn nieuczciwej konkurencji. Do pozyskania takich informacji może dojść, m.in., w wyniku otrzymania nieuprawnionego dostępu do informacji objętych tajemnicą, kopiowania dokumentów, przedmiotów, materiałów, plików elektronicznych obejmujących te informacje lub umożliwiających wnioskowanie o ich treści. Jeśli dana osoba nie została upoważniona do korzystania z takich informacji lub rozporządzania nimi, a informacje te pozyskuje, ujawnia czy inaczej wykorzystuje, to naraża się na popełnienie czynu nieuczciwej konkurencji.

Ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi czyn nieuczciwej konkurencji nie tylko wówczas, gdy dana osoba pozyskała te informacje bezpośrednio od ich „właściciela”, ale także wówczas, gdy w chwili ich ujawnienia, wykorzystania lub pozyskania dana osoba wiedziała lub przy zachowaniu należytej staranności mogła wiedzieć, że informacje zostały pozyskane bezpośrednio lub pośrednio od tego, kto wykorzystał lub ujawnił je bez zgody ich „właściciela”. Jednocześnie pozyskanie informacji stanowiących tajemnicę nie stanowi czynu nieuczciwej konkurencji, jeżeli nastąpiło w wyniku niezależnego odkrycia lub wytworzenia albo obserwacji, badania, rozłożenia na części, testowania przedmiotu dostępnego publicznie lub posiadanego zgodnie z prawem przez osobę, która pozyskała informacje i której uprawnienie do pozyskania informacji nie było ograniczone w chwili ich pozyskania.

W razie naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa, przedsiębiorca, którego interes został zagrożony lub naruszony, może m.in. żądać:

- zaniechania niedozwolonych działań,

- usunięcia skutków niedozwolonych działań,

- złożenia jednokrotnego lub wielokrotnego oświadczenia odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie (np. publikacji przeprosin w prasie),

- naprawienia wyrządzonej szkody na zasadach ogólnych albo przez zapłatę sumy pieniężnej w wysokości odpowiadającej wynagrodzeniu, które w chwili jego dochodzenia byłoby należne tytułem udzielenia przez uprawnionego zgody na korzystanie z informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa,

- wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści, na zasadach ogólnych,

- zasądzenia odpowiedniej sumy pieniężnej na określony cel społeczny związany ze wspieraniem kultury polskiej lub ochroną dziedzictwa narodowego – jeżeli czyn nieuczciwej konkurencji był zawiniony.

Sąd, na wniosek przedsiębiorcy, może również:

- orzec o wyrobach, ich opakowaniach, materiałach reklamowych i innych przedmiotach bezpośrednio związanych z popełnieniem czynu nieuczciwej konkurencji (np. orzec o ich zniszczeniu) lub

- może zobowiązać pozwanego do podania do publicznej wiadomości informacji o wyroku albo treści wyroku, w oznaczony sposób i w oznaczonym zakresie, jeżeli jest to uzasadnione ze względu na okoliczności dokonania czynu nieuczciwej konkurencji.

Wybór pomiędzy roszczeniami (czyli pomiędzy dochodzeniem jednego z nich albo dochodzeniem ich łącznie) należy do przedsiębiorcy, którego tajemnica została naruszona, uwzględniając okoliczności sprawy, które mogą warunkować wybór niektórych z roszczeń.

Know-how

Przepisy prawa polskiego nie zawierają definicji know-how. Okoliczność ta powoduje, że funkcjonuje wiele niejednolitych definicji. Wspólną ich cechą wydaje się być odwołanie do poufnej wiedzy i informacji, w tym technicznych, finansowych, organizacyjnych czy doświadczeń handlowych, które nadają się do praktycznego wykorzystania w działalności przedsiębiorstwa lub w wykonywaniu wolnego zawodu. Wskazuje się, że do zakresu know-how zaliczyć można przykładowo: