Podróż służbowa a podróż szkoleniowa - jak prawidłowo zakwalifikować

Podróż służbowa i podróż szkoleniowa to różne typy wyjazdu związanego ze świadczeniem pracy. Właściwa kwalifikacja decyduje zaś o prawach i obowiązkach stron.

Publikacja: 18.10.2018 06:10

Podróż służbowa a podróż szkoleniowa - jak prawidłowo zakwalifikować

Foto: Fotolia.com

Art. 775 kodeksu pracy wskazuje na elementy konieczne, aby dany wyjazd móc zakwalifikować jako podróż służbową. W takiej podróży pracownik musi wykonywać zadanie służbowe na polecenie pracodawcy. Ponadto musi się to odbywać poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy takiego pracownika.

Czytaj także: Podróż służbowa może być delegowaniem

W żadnym akcie prawnym nie znajdziemy natomiast definicji podróży szkoleniowej. Choć ustawodawca nie wykluczył możliwości przyznania pracownikowi dodatkowych świadczeń związanych z podnoszeniem kwalifikacji, w tym z wyjazdami w tym celu.

Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych powinno się rozumieć zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Podnoszącemu kwalifikacje firma może przyznać dodatkowe świadczenia (oprócz obligatoryjnego urlopu lub zwolnienia z pracy). Mogą one obejmować opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki oraz zakwaterowanie. Ponadto ustawodawca wskazał, że strony powinny zawrzeć umowę, która określi ich prawa i obowiązki.

Kluczowa ocena

Tym samym należy każdorazowo indywidualnie oceniać, czy dany wyjazd jest podróżą służbową w ścisłym znaczeniu, czy też podróżą szkoleniową. Trzeba wziąć pod uwagę w szczególności:

- kto jest inicjatorem takiego wyjazdu,

- czy strony łączy umowa dotycząca podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

- czy celem jest wykonanie zadania służbowego.

Przykład

Pracodawca polecił pracownikowi X wykonującemu stale obowiązki służbowe w Warszawie, aby udał się do Szczecina w celu wzięcia udziału w negocjacjach biznesowych. Ich elementem jest szkolenie przez partnera biznesowego dotyczące nowego produktu, który będzie następnie oferowany przez pracodawcę.

Tego rodzaju wyjazd jest bez wątpienia podróżą służbową i pracodawca musi pokryć jego koszty w całości.

Przykład

Pracodawca wyraził zgodę na udział pracownika w coweekendowych zlotach w ramach studiów podyplomowych poza miejscowością pracy. Oznacza to, że pracownik co tydzień jeździ z Ostrowa Wielkopolskiego do Poznania.

Tego rodzaju wyjazd – choć za zgodą pracodawcy – nie jest podróżą służbową, lecz szkoleniową. Pracodawca może zwrócić koszty takiej podróży w całości lub w części, jeśli strony się tak umówią. Nie ma jednak takiego obowiązku.

Różnice w rozliczeniach

W przypadku podróży służbowej pracodawca stosuje przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167) lub regulacje wewnętrzne. Jedynie w zakresie wysokości diety jest ograniczony tym, że w żadnym przypadku nie może wypłacać jej w wysokości niższej niż dieta krajowa z rozporządzenia (art. 775 § 4 k.p.). Zatem pracodawca ma pewną swobodę w ustalaniu świadczeń związanych z podróżą służbową.

Z kolei w przypadku wyjazdu szkoleniowego pracodawca może stosować analogiczne zasady do tych dotyczących podróży służbowej albo ustalić je odrębnie.

Inną różnicą jest możliwość zastosowania zwolnień podatkowych. Jakkolwiek wszystkie wypłacone świadczenia korzystają z takich ulg, to w przeciwieństwie do świadczeń związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, zwolnienia świadczeń z tytułu podróży służbowej są limitowane.

Bartosz Wszeborowski, junior associate w praktyce prawa pracy Bird & Bird

Art. 775 kodeksu pracy wskazuje na elementy konieczne, aby dany wyjazd móc zakwalifikować jako podróż służbową. W takiej podróży pracownik musi wykonywać zadanie służbowe na polecenie pracodawcy. Ponadto musi się to odbywać poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy takiego pracownika.

Czytaj także: Podróż służbowa może być delegowaniem

Pozostało 88% artykułu
Prawo karne
Wypadek na Trasie Łazienkowskiej. Nowe, szokujące informacje ws. Łukasza Żaka
Prawo dla Ciebie
Chronili swoje samochody przed powodzią. Policja wzywa ich na komendę. Będą mandaty?
Prawo karne
Ekstradycja Sebastiana M. Pomoże interwencja Radosława Sikorskiego?
Prawo dla Ciebie
Pracodawcy wypłacą pracownikom wynagrodzenie za 10 dni nieobecności
Materiał Promocyjny
Zarządzenie samochodami w firmie to złożony proces
Prawo pracy
Powódź a nieobecność w pracy. Siła wyższa, przestój, czy jest wynagrodzenie