Spółka dane w Krajowym Rejestrze Sądowym powinna aktualizować na bieżąco

Krajowy Rejestr Sądowy zawiera istotne dane i informacje o przedsiębiorcy, m.in. w zakresie składu jego organów, siedziby, kapitału zakładowego oraz sprawozdań finansowych.

Zgodnie z ogólną zasadą wnioski o dokonanie bądź zmianę wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego przedsiębiorca podlegający wpisowi do rejestru powinien złożyć nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie bądź zmianę wpisu. Ze względu na to, iż termin ten jest jedynie instrukcyjny (co oznacza, że jego naruszenie nie wiąże się z bezpośrednią sankcją prawną), przedsiębiorcy często lekceważą go, składając wnioski po jego upływie bądź nie składając ich w ogóle. Nie każdy pamięta przy tym o konsekwencjach takiego działania.

Grzywna za uchylanie się od obowiązków

W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, że przedsiębiorca pomimo upływu właściwego terminu nie złożył wniosku o dokonanie wpisu do rejestru lub nie złożył do rejestru dokumentów, których złożenie jest obowiązkowe, sąd rejestrowy wszczyna wobec przedsiębiorcy postępowanie przymuszające. Ze względu na jego cel – spełnienie przez przedsiębiorcę obowiązków rejestrowych – w pierwszej kolejności sąd rejestrowy wzywa przedsiębiorcę do wypełnienia obowiązku, któremu uchybił, wyznaczając ku temu dodatkowy siedmiodniowy termin. Gdy przedsiębiorca nie wykona wezwania, sąd rejestrowy nakłada grzywnę na obowiązanych – a więc na podmioty reprezentujące przedsiębiorcę – mających prawo reprezentacji wspólników spółki jawnej, komplementariuszy spółki komandytowej i komandytowo-akcyjnej, partnerów spółki partnerskiej czy członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej. Jednocześnie z wymierzeniem grzywny sąd rejestrowy ponownie wzywa przedsiębiorcę do wypełnienia ciążącego na nim obowiązku. W przypadku dalszego uchylania się przedsiębiorcy sąd jest uprawniony do ponawiania grzywny aż do osiągnięcia wskazanego celu – spełnienia przez przedsiębiorcę jego obowiązków rejestrowych.

Grzywna co do zasady wymierzana jest wszystkim osobom reprezentującym przedsiębiorcę w równej wysokości. Zależy ona od uznania sądu rejestrowego, przy czym w jednym postanowieniu sąd może wymierzyć grzywnę nie wyższą niż 10 tys. zł, chyba że dwukrotne wymierzenie grzywny okazało się nieskuteczne. Ogólna suma grzywien wymierzonych przez sąd w tej samej sprawie nie może przewyższać miliona złotych.

Odpowiedzialność karna

Przedsiębiorca powinien pamiętać, że za uchylanie się od wykonania obowiązków rejestrowych grozi mu także odpowiedzialność karna. Z praktyki wynika, że jednym z najczęściej spotykanych uchybień przedsiębiorców jest nieskładanie w terminie sprawozdań finansowych. Jak wskazują przepisy ustawy o rachunkowości, niezłożenie sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym zagrożone jest karą grzywny, a nawet karą ograniczenia wolności. Odpowiedzialność karną poniesie w tym przypadku kierownik jednostki, rozumiany jako członek zarządu lub innego organu zarządzającego spółki kapitałowej, wspólnik prowadzący sprawy spółki jawnej bądź spółki partnerskiej, zarząd spółki partnerskiej, komplementariusz spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej. Kara taka może być dotkliwa – grzywna może sięgać aż 1 080 000 zł, a kara ograniczenia wolności może trwać do 12 miesięcy.

Wymienione podmioty reprezentujące przedsiębiorcę poza obowiązkami rejestrowymi powinny pamiętać także o obowiązkach wobec innych organów. W wyniku nowelizacji kodeksu karnego skarbowego 1 grudnia 2014 r. dodano do niego nowe wykroczenie karnoskarbowe, zgodnie z którym kto wbrew obowiązkowi nie przekazuje w terminie właściwemu organowi podatkowemu sprawozdania finansowego, opinii lub raportu, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Obwinienie o takie wykroczenie również może być dotkliwe finansowo, bowiem górna granica kary grzywny za wykroczenie karnoskarbowe wynosi aktualnie 35 tys. zł.

Należy się liczyć również z tym, że niezłożenie sprawozdań finansowych może się wiązać z wszczęciem postępowania zmierzającego do ustalenia, czy przedsiębiorca w ogóle prowadzi księgi rachunkowe. W razie ustalenia przez organ, że przedsiębiorca faktycznie nie prowadzi ksiąg rachunkowych lub też że księgi prowadzone są nierzetelnie, ewentualna odpowiedzialność z tego tytułu może być także surowa, bowiem przestępstwa te zagrożone są karą grzywny, której górna granica wynosi w przybliżeniu 24 tys. zł.

Ustanowienie kuratora

Kompetencje sądu rejestrowego związane z przynaglaniem przedsiębiorcy do wypełnienia jego obowiązków nie kończą się jednak na grzywnie i możliwości zawiadomienia organów ścigania o podejrzeniu popełnienia przestępstwa bądź wykroczenia, bowiem w razie ich nieskuteczności sąd rejestrowy może, na podstawie przepisów regulujących ustrój Krajowego Rejestru Sądowego, wydać postanowienie o ustanowieniu kuratora dla przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą w formie spółki kapitałowej. Podstawowym celem jego działania, podobnie jak w postępowaniu przymuszającym, jest doprowadzenie do wypełnienia przez przedsiębiorcę obowiązku rejestrowego >patrz ramka.

Jeżeli pomimo stosowania w toku postępowania przymuszającego grzywny przedsiębiorca prowadzący działalność w formie spółki osobowej nadal nie wykonuje nałożonych na niego obowiązków rejestrowych, sąd rejestrowy, z ważnych powodów, może z urzędu orzec o rozwiązaniu spółki oraz ustanowić jej likwidatora.

Nowelizacja przepisów o Krajowym Rejestrze Sądowym, która weszła w życie 1 stycznia 2015 r., rozszerzyła możliwość rozwiązania spółki z urzędu także w stosunku do spółek kapitałowych, dając przy tym sądom rejestrowym możliwość rozwiązania każdej spółki handlowej bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.

Przesłanką rozwiązania spółki wpisanej do rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego jest m.in.:

- niezłożenie przez spółkę sprawozdań finansowych za dwa kolejne lata obrotowe,

- dwukrotne nieskuteczne wezwanie do wykonania obowiązków rejestrowych czy też

- odstąpienie od przeprowadzenia postępowania przymuszającego w stosunku do spółki.

W toku postępowania sąd rejestrowy ustala, czy podmiot posiada zbywalny majątek i prowadzi działalność. Jeżeli okaże się, że spółka posiada majątek zbywalny i prowadzi działalność gospodarczą, a jedynie zaniedbała swoje obowiązki względem Krajowego Rejestru Sądowego, sąd umorzy prowadzone postępowanie. W przypadku jednak, gdy potwierdzi się, że sąd ma do czynienia ze spółką, która nie wykazuje żadnej aktywności, nie wykonuje obowiązków rejestrowych, nie prowadzi działalności gospodarczej i nie posiada majątku (tzw. martwa spółka), sąd rozwiąże spółkę i zarządzi jej wykreślenie z rejestru.

Do 1 lipca jest czas na obowiązki rejestrowe

Przedsiębiorcy, którzy dotychczas lekceważyli nałożone na nich obowiązki rejestrowe, mają czas na ich wykonanie do 1 lipca 2015 r. Jeżeli w tym czasie spółka nie dopełni ciążących na niej obowiązków, sąd rejestrowy z urzędu podejmie postępowanie o jej wykreślenie z rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.

Monika Witt, radca prawny w Kancelarii Prawnej Piszcz, Norek i Wspólnicy sp.k.

Karolina Durbacz, prawnik w Kancelarii Prawnej Piszcz, Norek i Wspólnicy sp.k.

Aktualne regulacje prawne dają sądom rejestrowym wiele środków umożliwiających skuteczne egzekwowanie od przedsiębiorców wykonywania nałożonych na nich obowiązków, a innym organom przyznają kompetencje do nakładania sankcji za uchylanie się od ich wypełniania. Do środków tych należą przede wszystkim grzywna nakładana w postępowaniu przymuszającym, możliwość powołania kuratora dla spółki, a nawet jej rozwiązania z urzędu przez sąd rejestrowy. Za naruszenie obowiązków informacyjnych i sprawozdawczych grozi także odpowiedzialność karna i karnoskarbowa. W związku z tym podmioty reprezentujące przedsiębiorców powinny dbać o wypełnianie przez nich obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów, albowiem to właśnie one poniosą negatywne konsekwencje niewykonania obowiązków, które mogą być dla nich dotkliwe. Co więcej, wobec spółki może zostać z urzędu wszczęte postępowanie w celu jej rozwiązania, a w przypadku ustalenia, że jest ona „spółką martwą", dojdzie do jej wykreślenia z rejestru. W związku z tym przedsiębiorcy, którzy zamierzają wstrzymać na pewien okres prowadzenie działalności gospodarczej (np. w okresie dekoniunktury), lecz nie chcą wykreślać spółki z rejestru ani ponosić kosztów związanych z prowadzeniem spółki, powinni rozważyć zawieszenie jej działalności.

Co może kurator

- niezwłocznie przeprowadzić czynności wymagane do wyboru lub powołania władz spółki,

- podjąć czynności zmierzające do likwidacji osoby prawnej, jeżeli nie dojdzie do wyboru lub powołania jej władz w terminie trzech miesięcy od dnia jego ustanowienia albo wybrane lub powołane władze nadal nie wykonują obowiązków rejestrowych, a w razie gdy czynności te nie doprowadzą jednak do wszczęcia likwidacji i rozwiązania spółki – wystąpić do sądu rejestrowego o rozwiązanie spółki oraz ustanowienie likwidatora z powodu braku jej władz lub z innej ważnej przyczyny,

- zgłosić wniosek o ogłoszenie upadłości spółki, jeżeli przy wykonywaniu swych czynności stwierdzi, że istnieją ku temu przesłanki.

Zawieszenie działalności – sposób na uniknięcie konsekwencji

Jak wynika z praktyki obrotu prawno-gospodarczego, przedsiębiorcy często zaniedbują wykonywanie obowiązków wymaganych przepisami ze względu na utratę zainteresowania prowadzoną przez nich działalnością gospodarczą lub ze względu na różne zdarzenia losowe, w wyniku których nie mogą oni poświęcić prowadzonej działalności wystarczająco dużo czasu. Obowiązujące uregulowania w takiej sytuacji oferują jednak przedsiębiorcom rozwiązanie pozwalające im uniknąć wykonywania niektórych obowiązków i tym samym negatywnych konsekwencji ich naruszania – możliwość zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na okres od 30 dni do 24 miesięcy, pod warunkiem jednak, że przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników.

W okresie zawieszenia wykonywania działalności przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących z niej przychodów. Jest jednak w tym czasie podmiotem praw i obowiązków, a mianowicie:

- ma prawo do wykonywania wszelkich czynności niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

- ma prawo do przyjmowania należności lub obowiązek regulowania zobowiązań powstałych przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,

- ma prawo zbywać własne środki trwałe i wyposażenie,