Firma, która korzysta z tarczy antykryzysowej, musi się liczyć z kontrolą
Z czym trzeba się liczyć
Najczęstszą formą wsparcia, z której korzystali i nadal korzystają pracodawcy, jest dofinansowanie wynagrodzeń pracowników przyznawane przez wojewódzkie urzędy pracy (WUP). Po wstępnym rozliczeniu otrzymanych środków (30 dni po upływie okresu dofinansowania) przedsiębiorcy będą poddani kolejnej kontroli, w czasie której WUP zweryfikuje, czy pracodawca odnotował deklarowany spadek obrotów gospodarczych. Przyjęta przez ustawodawcę koncepcja kontroli następczej sprawia, że korzystanie z dofinansowania wiąże się z ryzykiem, że w toku takiej kontroli, która może zostać przeprowadzona w ciągu trzech lat od dnia upływu terminu do złożenia rozliczenia, pojawią się wątpliwości co do zasadności lub wysokości uzyskanego wsparcia, skutkujące obowiązkiem jego zwrotu wraz z odsetkami.
Poza kontrolami WUP należy spodziewać się kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), która będzie weryfikowała obniżenie wymiaru czasu pracy bądź wprowadzenie przestoju ekonomicznego. Jak wynika z opublikowanego planu działania PIP na rok 2021, kontrole w tym zakresie rozpoczną się już w tym roku.
Zarówno sam WUP, jak i przedsiębiorcy nie wiedzą, jak będą przebiegały finalne kontrole otrzymanego wsparcia. Mając na uwadze stan niepewności, warto już dziś rozpocząć działania przygotowujące firmę na ich nadejście. Jakie działania należy podjąć? Przede wszystkim organizacyjne, polegające na zebraniu i uporządkowaniu dokumentów zgromadzonych na etapie wnioskowania, wydatkowania i rozliczania środków. Należy przewidywać, że WUP będzie weryfikował, w jaki sposób przedsiębiorca obliczył deklarowany spadek obrotów oraz czy prawidłowo rozliczył i wydatkował przyznane środki. Kontrola PIP będzie się zaś skupiała na kwestiach prawno-pracowniczych. Weryfikacji może zostać poddane w szczególności porozumienie zawierane z przedstawicielami pracowników, czas pracy w okresie dofinansowania (harmonogramy, ewidencja czasu pracy) i utrzymanie zatrudnienia pracowników objętych wnioskiem. Mając na uwadze chaos interpretacyjny, jaki występował na etapie składania i rozliczania wniosków, przydatne mogą okazać się notatki służbowe sporządzone przez osoby składające wnioski i rozliczające dofinansowanie oraz korespondencja mailowa z organami. W skrajnych przypadkach nie można wykluczyć, że po negatywnym wyniku kontroli przedsiębiorca będzie musiał wystąpić na drogę sądową. Alternatywnie – zwrócić całość lub część dofinansowania z odsetkami.
Zwolnienia i urlopy
Pracodawcy, którzy odnotowali spadek obrotów z powodu Covid-19, mogą wprowadzić także szereg rozwiązań mających na celu zmiany organizacyjne w funkcjonowaniu zakładu pracy. Część z nich może być wprowadzona jednostronnie, inne wymagają zawarcia porozumienia. Pracodawcy, którzy zredukowali liczbę etatów i odnotowali określony spadek obrotów, są uprawnieni do ograniczenia okresów nieprzerwanego dobowego i tygodniowego odpoczynku – kolejno do 8 godzin na dobę i 32 godzin w tygodniu. Natomiast pracodawcy, którzy zawrą porozumienie ze swoimi pracownikami, mogą wprowadzić zarówno system równoważnego czasu pracy, jak i 12-miesięczny okres rozliczeniowy. Zmiana ta pozwoli dostosować harmonogramy czasu pracy do aktualnego zapotrzebowania na świadczone usługi, co może być szczególnie przydatne w branży hotelarskiej i gastronomicznej. Innym rozwiązaniem, niewymagającym zgody pracownika, jest udzielenie maksymalnie 30 dni zaległego urlopu. Urlopy te mogą być udzielone z pominięciem planu urlopowego, w terminie wskazanym przez pracodawcę. W okresie pandemii możliwe jest także zawieszenie funkcjonowania ZFŚS (nie ma też obowiązku jego tworzenia), a w związku z tym dokonywania odpisu podstawowego i wypłaty świadczeń urlopowych.
Przedsiębiorcy dokonujący zwolnień również mogą liczyć na pewne oszczędności – tarcza dopuszcza ograniczenia wysokości odpraw i odszkodowań (ograniczono je do 10-krotności minimalnego wynagrodzenia, tj. 28 tys. brutto) oraz umożliwia wypowiedzenie umowy o zakazie konkurencji.