Siedziba spółki z o.o. jest we Wrocławiu. Wspólnicy muszą pilnie odbyć zgromadzenie wspólników w celu wyrażenia zgody na zawarcie przez spółkę umowy pożyczki z jej członkiem zarządu. Wszyscy wspólnicy są obecnie w Warszawie i chcieliby tam odbyć to zgromadzenie. Czy mogą tak postąpić? – pyta czytelnik.
Zgodnie z art. 234 § 1 kodeksu spółek handlowych zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli jej umowa nie wskazuje innego miejsca na terytorium RP. Oznacza to, że co do zasady zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. odbywają się w siedzibie spółki (która zgodnie z art. 157 § 1 pkt 1 k.s.h. musi być określona w umowie spółki). Jest tak zarówno wtedy, gdy umowa spółki wskazuje siedzibę spółki jako miejsce zgromadzeń, jak i wtedy, gdy umowa spółki na ten temat milczy. Z art. 234 § 1 k.s.h. wynika jednak, iż umowa spółki może wskazywać inne miejsce odbywania zgromadzeń wspólników, zarówno alternatywnie, jak i zamiast siedziby spółki. Aby w rozpatrywanym przypadku wspólnicy mogli przeprowadzić obrady w Warszawie, musi to wynikać z umowy spółki. Z tego wynika, że pożądane jest, by już na etapie zawiązywania spółki z o.o. wspólnicy się zastanowili, czy w przyszłości nie zajdzie potrzeba odbywania zgromadzeń w innym miejscu niż siedziba spółki, chociażby z przyczyn ekonomicznych (większość z nich ma miejsce zamieszkania w innej miejscowości), i podpisując umowę spółki wprowadzili w tym zakresie odpowiedni zapis, zgodnie z art. 234 § 1 k.s.h.
Trzeba pamiętać, iż taki zapis umowy musi wskazywać miejsce, gdzie mogą się odbywać zgromadzenia, np. przez wskazanie konkretnych miejscowości czy miast wojewódzkich (jednego lub wielu). Poza tym należy pamiętać, że miejsca te mogą znajdować się jedynie na terytorium RP, a więc nie mogą się mieścić np. w Niemczech.
Umowa spółki nie musi określać konkretnego adresu odbywania zgromadzeń. Jeżeli umowa spółki będzie wskazywać alternatywnie kilka miejsc odbywania zgromadzeń, to podmiot zwołujący zgromadzenie lub wspólnicy odbywający zgromadzenie bez formalnego zwołania w trybie art. 230 k.s.h. zdecydują każdorazowo, gdzie ma się odbyć konkretne zgromadzenie. Nie sposób nie przytoczyć przeważającego poglądu doktryny, iż za niedopuszczalną praktykę zamieszczania zapisów w umowie spółki wskazujących jako miejsce odbywania zgromadzeń przyjmuje się miejsce wskazane przez zarząd lub radę nadzorczą spółki. Tak jak przedstawiono to powyżej, zarząd lub rada nadzorcza może jedynie dokonać wyboru jednego spośród kilku miejsc wskazanych wyraźnie w umowie spółki jako alternatywne.
Co jednak, gdy umowa spółki nie wskazuje innego miejsca odbywania zgromadzeń wspólników poza siedzibą spółki lub nie zawiera żadnych postanowień w tym zakresie?
