Pewne jest jedno: należy przekazać je do archiwum. Jest jednak problem, kto ma płacić za ich przechowywanie?
Przez 50 lat
Akta osobowe (umowy o pracę, świadectwa pracy, kwestionariusze osobowe itp.) muszą być przechowywane przez 50 lat. Akta płacowe (listy płac, karty zarobkowe i zasiłkowe) przechowywano do 1991 r. przez 12 lat od wytworzenia, od 1991 r. przez 20 lat, a od 2002 r. istnieje obowiązek przechowywania ich przez 50 lat.
W likwidacji lub upadłości
Zasad przechowywania dokumentacji (zarówno osobowej, jak i płacowej) w razie postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości należy szukać przede wszystkim w art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej ustawa).
Wynika z niego, że pracodawca musi wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania. Co więcej, ma obowiązek zapewnić na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji. Okres ten jest liczony:
- od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej,