Rafał Krawczyk: Wizja sądu w wersji cyfrowej potrzebna od zaraz

Sposób wymiany systemów biurowych funkcjonujących w sądach oraz dalszych kroków zmierzających do cyfryzacji procesów nie został jeszcze przesądzony, ale z zapowiedzi Ministerstwa Sprawiedliwości wynika, że obecne oprogramowanie zostanie docelowo zastąpione nowym. Mamy jeszcze czas, aby uniknąć błędu tworzenia nowej wersji biurowości sądowej jako lepszej wersji programów używanych od około ćwierć wieku i co do zasady odpowiadających wyzwaniom stawianym przed sądami pod koniec XX wieku. Prawdziwy przełom w pogrążonym w kryzysie sądownictwie cywilnym zapewni wyłącznie stworzenie systemu, w którym wszystkie dane pochodzące od stron, w tym pisma procesowe wprowadzane będą wyłącznie przez samych uczestników postępowań, bez angażowania sekretariatu.

Stworzenie nowego, nawet bardziej przyjaznego i sprawnie działającego programu biurowego, w którym nie odstąpimy od wprowadzania danych przez sekretarzy sądowych będzie największym błędem, który spetryfikuje na lata niewydolność sądownictwa cywilnego i gospodarczego.

Czytaj więcej

Sądy i trybunały

Zdalne rozprawy mają być na stałe

Procesy na odległość i elektronizacja kontaktów sądu z pełnomocnikami mają usprawnić polski wymiar sprawiedliwości.

Strony i program wykonają zadania sekretariatu

Brak możliwości utrzymania w zatrudnieniu doświadczonego personelu obsługującego sędziów lub przyciągnięcia do pracy na czas dłuższy niż kilka miesięcy wykwalifikowanych urzędników i asystentów jest jedną z głównych bolączek sądownictwa. Dane w programach repertoryjnych wprowadzają natomiast pracownicy sekretariatów i sędziowie. Warunkiem przeprowadzanych z sukcesem zmian musi być zatem odejście od wpływu jakichkolwiek pism do sądu w formie pisemnej (poza okazaniem na żądanie stron lub sądu podpisanych dokumentów) ponieważ przeszkadza to stworzeniu nowoczesnej bezobsługowej biurowości sądowej.

Tym, którym wydaje się, że byłby to przewrót kopernikański, wskazać można, że są już kraje, gdzie postępowanie jest już w taki sposób zelektronizowane. Liderem jest prawdopodobnie Brazylia. Tam w ciągu ostatnich kilku lat cyfryzacja i automatyzacja procesów oparta na programie Justice 4.0 obejmuje praktycznie 100 proc. spraw (nie tylko cywilnych).

U nas dyskurs dotyczy systematycznego poprawiania i łatania dziur przedpotopowych programów biurowych, siermiężnego portalu informacyjnego i generującego kolejne błędy SLPS. Tymczasem w Brazylii w pełni zdigitalizowane sądownictwo pozwala uczynić przedmiotem debaty o innowacjach tylko to, jak bezpiecznie, prawidłowo i w najszerszym zakresie implementować w prowadzonych procesach kolejne narzędzia sztucznej inteligencji. Pobieżna internetowa kwerenda cyfryzacji procesów w innych krajach wskazuje, że w sposób szybki następuje ona także w wielu krajach afrykańskich i azjatyckich.

W Polsce, która jest wymieniana jako lider cyfrowej bankowości, digitalizacja sądownictwa (poza wymuszonymi covidem rozprawami zdalnymi) nie posunęła się ani o krok do przodu od około piętnastu lat. Nie wydaje się, by nasze realia społeczno-gospodarcze czy poziom wykształcenia społeczeństwa odbiegały na tyle od Brazylii czy np. blisko nas położnej Estonii, gdzie cyfryzacja sądów jest także świetnie rozwinięta (dzięki chwalonemu systemowi E-File), aby uznać, że w Polsce digitalizacja procesów nie była możliwa.

Pozew tylko przez internet lub aplikację

Potrzebna jest zatem wizjonerska i wyznaczająca nowe standardy na przyszłość decyzja o odejściu od papierowych akt, zbudowanie systemu, w którym wniesienie pozwu/wniosku możliwe jest tylko przez internet przez dedykowaną stronę lub aplikację. Musi być to podstawowe założenie nowej biurowości sądowej.

Powinna ona stać się podstawowym i przyjaznym narzędziem pracy sędziego, asystentów i znacznie mniej licznego dzięki niej sekretariatu. Druga funkcja to w pełni zautomatyzowany instrument nadzorczy przewodniczącego wydziału, prezesa czy wizytatora. Dedykowanie biurowości tylko sądom byłoby błędem. Program ten musi zapewniać też bowiem w pełni cyfrowy kontakt z sądem dla stron, pełnomocników i biegłych.

Pierwszy krok to stworzenie oprogramowania do składania każdego rodzaju pozwu/wniosku w sposób blokujący wniesienie pozwu z typowymi brakami formalnymi. Jest to wyłącznie kwestią opracowania właściwych rubryk formularza. System nie powinien też pozwalać na złożenie pisma przekraczającego maksymalną ustaloną objętość (np. 10 stron znormalizowanego maszynopisu, czyli około 20 tys. znaków). Niektóre trudniejsze do wykrycia automatycznie braki formalne mogłyby być na wezwanie sądu elektronicznie usuwane.

Dotyczyć to może np. nieprawidłowych pełnomocnictw, jednak w dalszej kolejności można ustandaryzować i w pełni zcyfryzować także pełnomocnictwa procesowe. Opłaty od pism uiszczane powinny być tylko online (kartą, blikiem, przelewem czy kodem z automatu w sądzie) z opcją złożenia wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych zawierającego wypełnione rubryki oświadczenia o stanie majątkowym.

Na identycznej zasadzie musi funkcjonować wnoszenie wszystkich pozostałych pism procesowych, w tym środków odwoławczych przez każdego z uczestników postępowania.

Pierwsze zawiadomienie o sprawie dla pozwanego musiałoby mieć formę papierową z wyłączeniem osób blankietowo wyrażających zgodę na wszystkie publiczne doręczenia elektroniczne (np.przez aplikację mObywatel czy adres e-mail). W obecnej kondycji poczty taka zgoda da znacznie większą pewność prawidłowego doręczenia niż przez listonosza. Centralny wydruk pism sądowych funkcjonuje już obecnie, zaś nowy system powinien wyeliminować wszystkie przesyłki nadawane w poszczególnych sądach.

A akta stworzą się same

Pozew automatycznie i bez ingerencji pracowników sądu pojawiający się na koncie sędziego umożliwi mu wydanie zarządzeń lub orzeczenia przy wykorzystaniu dedykowanych lub stworzonych indywidualnie przez sędziego szablonów. Wzywanie świadków musi być maksymalnie zautomatyzowane i odbywać się tylko jednym kliknięciem skutkującym automatyczną wysyłką na adres wprowadzony wcześniej przez stronę lub pełnomocnika. Indywidualizacja stron postępowania za pomocą numeru Pesel/Regon powinna zlikwidować fatalną wadę obecnych programów biurowych polegającą na oznaczeniu tej samej osoby fizycznej lub prawnej w kilkudziesięciu odsłonach, co uniemożliwia sprawne odszukanie innych spraw z jej udziałem.

Dedykowana infolinia i chatbot

Zauważmy teraz, że przy tak skonstruowanym systemie biurowym jesteśmy już na etapie rozprawy i jest to pierwszy moment, kiedy potencjalnie pojawia się konieczność jakiegokolwiek zajęcia dla pracownika sekretariatu. Ogromną zaletą nowego modelu jest to, że ilość czynności biurowych wykonywanych przez pracowników obsługujących sędziego zostaje ograniczona do wartości wręcz pomijalnych. Pozostaje im obsługa rozpraw, chociaż zważając na doświadczania innych krajów, także to nie powinno być konieczne.

Internetowy (identyczny dla sędziego) dostęp do wszystkich danych sprawy dla biegłych, stron i pełnomocników uwolni kolejne moce kadrowe z biur obsługi interesanta. Pracowników tych można zagospodarować do pomocy przy składaniu pism elektronicznie osobom wykluczonym cyfrowo, rozszerzając ponadto pomoc w tym przedmiocie (dla osób nieporadnych), zakres darmowej pomocy prawnej, wprowadzając dedykowaną infolinię i czatbota czy inne narzędzia ułatwiające korzystanie z systemu.

Akta elektroniczne danej sprawy stworzą się oczywiście same, ale w okresie przejściowym można wprowadzić ułatwienie dla tradycjonalistów, tworząc chronologiczny wydruk wszystkich składanych przez strony/biegłych pism oraz generowanych przez sąd zarządzeń i orzeczeń. Mogłoby być to szczególnie przydatne w sądach drugiej instancji, gdzie apelacja czy zażalenie także pojawi się automatycznie na koncie sędziego bez jakiegokolwiek wpływu akt papierowych z sądu pierwszej instancji. Wydruk taki umożliwi stworzenie cechujących się niespotykaną dotąd czytelnością akt papierowych, pozbawionych wszystkich wad ich obecnych wersji zapełnionych toną zwrotek, kopert, rachunków czy innej nieprzydatnej i przeszkadzającej analizie sprawy zawartości. Wystarczy zastosować systemowo odmienne kroje czcionek i odróżniającą poszczególne dokumenty szatę graficzną, identyczną w każdej sprawie, ale odmienną dla pism składanych przez stronę powodową, stronę pozwaną, biegłego, zarządzeń , postanowień, wyroków i protokołów rozprawy.

Dobrze funkcjonujący program biurowy dopiero w dalszym kroku powinien być zintegrowany z narzędziami sztucznej inteligencji, i to dostępnymi tak dla stron, jak i sędziego. Nie widzę przeszkód, aby analiza zeznań świadków (zresztą automatycznie transkrybowanych) czy wyszukiwanie z pism procesowych lub innych dowodów określonych fraz czy podsumowań nie mogła być dokonana także przez pełnomocnika przygotowującego apelację. Wszystkie pisma złożone w formie elektronicznej dadzą natomiast trudne dziś do wyobrażenia możliwości analizy porównawczej przez wirtualnego asystenta orzecznictwa, które zapadło w sprawach w podobnym stanie faktycznym i prawnym w sądach całego kraju.

Sztuczna inteligencja powinna czerpać wiedzę z bezpiecznej bazy danych budowanej tylko w ramach tego nowego programu.

Oprócz niesamowitego ułatwienia pracy nie tylko sądom, ale i wszystkim uczestnikom procesów i gigantycznych oszczędności na wydatkach kadrowych, z czasem pojawi się dodatkowa korzyść w postaci ujednolicania orzecznictwa.

Kolejna to wejście na zupełnie nowy, niespotykany wcześniej poziom, możliwości wykrywania i zapobiegania przewlekłości postępowań. Dotyczy to nie tylko możliwości komunikowania braku czynności przez system sędziemu sprawozdawcy, ale monitorowania jej przez osoby funkcyjne i oceny systematyczności podejmowania czynności przez sądy odwoławcze przy rozpoznawaniu skarg na przewlekłość. Obecne archaiczne sprawozdania z biegu spraw objętych nadzorem prezesa sądu zastąpić może zaprogramowany odpowiednio algorytm wykrywający wszystkie zbyt długie przerwy w każdej sprawie nim objętej. W dalszej kolejności wprowadzać można kolejne udogodnienia dla stron i dla sędziów, jak zintegrowany kalendarz pełnomocnika, automatyczny system wyliczania kosztów procesów na podstawie treści sentencji wyroku i innych.

Jeśli nie będziemy pudrować przestarzałego modelu

Cały ten wachlarz możliwości zostanie zaprzepaszczony, jeśli istota nowego systemu biurowości sądowej sprowadzi się do ulepszenia dzisiejszych rozwiązań, nieadekwatnych do aktualnych możliwości cyfryzacji procesów. Jeśli dalej zadaniem sekretarzy sądowych, a nie elektronicznego automatycznego systemu będzie rejestracja spraw, wysyłka dokumentów i zszywanie papierowych akt, to nawet całkiem nowa biurowość przyniesie kosmetyczne zmiany w sprawności postępowania i ułatwieniu jego prowadzenia. Doraźne naprawianie ciągłych błędów i niedoskonałości obecnego oprogramowania biurowego powinno oczywiście następować, ale nie można iść dalej tą drogą.