Andrzej Antkiewicz: Procedura pełna znaków zapytania

Przeprowadzanie konkursu na stanowisko referendarza sądowego uregulowane zostało w przepisach ustawy z 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych i wydanym na podstawie art. 149a § 2 tej ustawy rozporządzeniu ministra sprawiedliwości z 22 marca 2012 r. w sprawie przeprowadzania konkursu na stanowisko referendarza sądowego. Stosownie do art. 149a § usp, nabór kandydatów na referendarzy sądowych organizuje się w drodze konkursu, który ma na celu wyłonienie kandydata o największej wiedzy i najwyższych umiejętnościach, predyspozycjach i zdolnościach ogólnych, niezbędnych do wykonywania obowiązków referendarza. Na podstawie § 2 tego przepisu minister sprawiedliwości określił w rozporządzeniu z 22 marca 2012 r.:

1) szczegółowy sposób i tryb przeprowadzania oraz etapy i przebieg konkursu na stanowisko referendarza sądowego,

2) skład komisji konkursowej oraz sposób i tryb jej działania,

3) zakres i sposób udostępniania kandydatowi informacji o przebiegu i wynikach konkursu.

Czytaj więcej

Sądy i trybunały

Referendarz bez taryfy ulgowej? Musi się szybko uczyć

Sąd Apelacyjny w Szczecinie uznał, że zwolniony po serii negatywnych ocen referendarz nie może się tłumaczyć brakiem szkoleń lub zbyt pochopnym działaniem przełożonego.

Rozporządzenie to jest dosyć lakoniczne i nie reguluje wielu ważnych kwestii związanych z przebiegiem konkursu.

Według art. 149 § 1 pkt 5 usp na stanowisko referendarza sądowego może być mianowany ten, kto zdał egzamin referendarski, sędziowski, prokuratorski, notarialny, adwokacki albo radcowski lub ukończył aplikację sędziowską albo aplikację prokuratorską, lub uzyskał wpis na listę adwokatów albo wpis na listę radców prawnych albo został powołany przez ministra sprawiedliwości na notariusza.

Ustawą z 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych, ustawy – Kodeks postępowania karnego oraz niektórych innych ustaw, która weszła w życie 28 września 2023 r., w art. 149 usp dodano § 1a w brzmieniu: ,,Wymagania określone w § 1 pkt 5 nie dotyczą tego, kto przed mianowaniem przez okres co najmniej 5 lat był zatrudniony na stanowisku asystenta sędziego w pełnym wymiarze czasu pracy. W przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy okres ten podlega proporcjonalnemu wydłużeniu”.

Dodany przepis otworzył możliwość ubiegania się o stanowisko referendarza sądowego szerokiej rzeszy asystentów sędziów, co spowodowało, że do konkursów na stanowisko referendarza sądowego zgłasza się w ostatnim czasie wiele osób, często ponad sto. Część kandydatów zgłasza również zarzuty do przebiegu i prawidłowości procedury konkursowej.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia kandydat na stawisko referendarza sądowego powinien przedłożyć do sądu, w którym ogłoszono o wolnym stanowisku referendarskim, zgłoszenie o przystąpieniu do konkursu oraz następujące dokumenty:

1) wniosek o zatrudnienie na stanowisku referendarza sądowego;

2) życiorys i informację o przebiegu kariery zawodowej;

3) oryginał lub urzędowo poświadczony odpis dokumentu potwierdzającego uzyskanie pozytywnego wyniku z egzaminu sędziowskiego, prokuratorskiego, notarialnego, adwokackiego, radcowskiego lub referendarskiego albo oryginał lub urzędowo poświadczony odpis dyplomu ukończenia aplikacji ogólnej, aplikacji sędziowskiej lub aplikacji prokuratorskiej;

4) trzy aktualne fotografie zgodne z wymaganiami stosowanymi przy wydawaniu dowodów osobistych.

Prezes sądu niczym detektyw

Do zgłoszenia kandydat może dołączyć dokumenty potwierdzające dodatkowe kwalifikacje i osiągnięcia.

Mimo zmiany usp ustawą z 7 lipca 2023 r., nie dokonano nowelizacji rozporządzenia, dlatego nie wymaga ono złożenia dokumentów potwierdzających zatrudnienie na stanowisku asystenta sędziego dla wykazania spełnienia przesłanki z art. 149a § 1a usp. Nie wiadomo więc, na jakiej podstawie prezes sądu ma ocenić, czy kandydat spełnia wymóg określony w tym przepisie. Brak bowiem wprost podstawy do formułowania w tym zakresie zobowiązań wobec kandydata, który powołuje się na spełnienie tego wymogu.

W praktyce jednak prezesi sądów wymagają co najmniej oświadczenia kandydata, kiedy i gdzie był zatrudniony na stanowisku asystenta sędziego. Jeśli jest to asystent w sądzie, w którym przeprowadzany jest konkurs na stanowisko referendarza sądowego, łatwo to oświadczenie zweryfikować. Jeśli kandydat powołuje się na zatrudnienie w charakterze asystenta sędziego w innym sądzie, pozostaje jedynie skontaktowanie się z tym sądem (w praktyce ze względu na krótkie terminy w procedurze konkursowej telefonicznie lub e-mailowo) w celu potwierdzenia oświadczenia kandydata.

Według § 5 ust. 2 rozporządzenia sprawdzenia, czy zgłoszenia spełniają wymogi formalne określone w § 3 ust. 1 oraz czy kandydaci odpowiadają wymaganiom określonym w art. 149 § 1 usp (brak nowelizacji rozporządzenia po uchwaleniu ustawy z 7 lipca 2023 r. powoduje brak odesłania w § 5 ust. 2 rozporządzenia do wymogów z art. 149 § 1a usp) dokonuje prezes sądu, a nie komisja konkursowa składająca się z trzech sędziów, której zadaniem jest przeprowadzenie konkursu. Po ww. sprawdzeniu prezes sądu ustala listę kandydatów dopuszczonych do konkursu i umieszcza ją w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie sądu oraz w Biuletynie Informacji Publicznej nie później niż na siedem dni przed terminem rozpoczęcia konkursu.

W myśl art. 149 § 1 pkt 1 i 3 usp na stanowisko referendarza sądowego może być mianowany ten, kto posiada obywatelstwo polskie i korzysta z pełni praw cywilnych i obywatelskich oraz ukończył wyższe studia prawnicze w Polsce i uzyskał tytuł magistra prawa lub zagraniczne uznane w Polsce.

Rozporządzenie nie wymaga złożenia na potwierdzenie tych okoliczności żadnych oświadczeń kandydata lub dokumentów na etapie zgłoszenia przystąpienia do konkursu. Rozporządzenie wymaga jednak sprawdzenia przez prezesa sądu, czy kandydaci spełniają te wymogi, dlatego w ogłoszeniu o konkursie na stanowisko referendarza sądowego umieszczany jest najczęściej zapis, że kandydat ma złożyć odpowiednie oświadczenie i dokumenty.

Telefoniczna lub e-mailowa informacja o brakach

Przepisy usp oraz omawianego rozporządzenia nie określają trybu naprawczego w razie stwierdzenia przez prezesa sądu, że zgłoszenie nie spełnia wymogów formalnych, co najczęściej przejawia się brakiem niektórych dokumentów, które powinny być dołączone do zgłoszenia, lub niewłaściwą formą tych dokumentów albo brakiem podpisu na dokumentach, np. na zgłoszeniu lub wniosku o zatrudnienie. Zdarza się dosyć często, że dokumenty nie są składane w oryginałach lub odpisach urzędowo poświadczonych, jak wymaga tego § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, a jedynie w kserokopiach. Część prezesów sądów uznaje więc, że nie można sanować takich braków i nie dopuszcza takich kandydatów do konkursu. Inni podejmują tryb naprawczy, który w ogóle nie jest uregulowany w usp ani w rozporządzeniu. W praktyce przyjmuje się, że brak jest podstaw stosowania do usuwania braków przepisów kodeksu postępowania cywilnego albo kodeksu postępowania administracyjnego. W wyroku WSA w Warszawie z 10 sierpnia 2023 r. (sygn. akt VIII SA/Wa 445/23) wprost stwierdzono, że w postępowaniu konkursowym na stanowisko referendarza sądowego nie mają zastosowania przepisy kodeksu postępowania administrayjnego. Natomiast w wyroku WSA w Łodzi z 9 lutego 2021 r., (III SA/Łd 618/20) wyjaśniono, że przepisy usp i rozporządzenia wykonawczego z 22 marca 2012 r. w sposób kompletny regulują problematykę wyboru kandydata na stanowisko referendarza sądowego. Dlatego tryb ten jest zazwyczaj nieformalny i polega na telefonicznym powiadomieniu kandydata o brakach, z ewentualnym ustnym zakreśleniem terminu na ich usunięcie. Praktyka w tym zakresie jest różna i niewątpliwie pozbawia przejrzystości w procesie wyłaniania kandydatów dopuszczonych do konkursu. Nie dziwne więc, że zdarzają się w związku z tym pretensje i skargi do prezesów sądów. Oto bowiem jeden prezes jest skrupulatny i wymaga oddzielnie złożenia życiorysu i informacji o przebiegu kariery zawodowej, a drugi poprzestaje na tym, że zostały złożone łącznie na jednym dokumencie. Rozporządzenie nie przesądza tej kwestii. Życiorys i informacja o przebiegu kariery zawodowej często nie są podpisane, a jedynie wydrukowane na komputerze.

W praktyce najczęściej wymaga się, aby życiorys był podpisany przez kandydata, niekiedy nawet, aby był w całości napisany własnoręcznie, czego przepisy jednak nie wymagają. Co do informacji o przebiegu kariery zawodowej nazywanej niekiedy curriculum vitae, rzadziej już wymaga się podpisu kandydata i raczej poprzestaje na tym, że zawiera ona informacje o ukończonych szkołach, studiach, poszczególnych okresach pracy kandydata lub praktykach.

Zachowanie formalnego trybu naprawczego z art. 64 § 2 k.p.a. byłoby zresztą trudne przy terminach przewidzianych w rozporządzeniu, z którego wynika, że ogłoszenie o konkursie powinno być opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej (dalej: BIP) na co najmniej trzydzieści dni przed jego rozpoczęciem, termin na zgłoszenie się do konkursu nie może być krótszy niż czternaście dni od dnia opublikowania ogłoszenia o konkursie w BIP, a ustalenie przez prezesa sądu listy kandydatów dopuszczonych do konkursu i umieszczenie jej w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie sądu oraz w BIP powinno nastąpić nie później niż na siedem dni przed terminem rozpoczęcia konkursu. Przy zachowaniu tych minimalnych terminów czas na ewentualne uzupełnienie braków zgłoszenia wynosi jedynie dziewięć dni, tymczasem art. 64 § 2 k.p.a. przewiduje wezwanie do usunięcia braków pisma w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni. Gdyby wezwanie miało być doręczone pocztą, to termin wyznaczony w wezwaniu upływałby zazwyczaj po dniu rozpoczęcia konkursu.

Życiorys, czyli co

Przepisy usp i rozporządzenia nie definiują też pojęcia ,,życiorys”, dlatego i w tym zakresie spotkać można różne podejście prezesów. Część wymaga, żeby zawierał opis życia kandydata od urodzenia do przynajmniej ukończenia studiów. Treść składanych życiorysów różni się zresztą znacznie, niektóre są bardzo lakoniczne, inne zaś obszerne. Nie ma jednolitego wzoru życiorysu, a w internecie można znaleźć różne wzory. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego życiorys to opis czyjegoś życia i czyjejś działalności. Różnica pomiędzy życiorysem a CV polega na tym, że CV zawiera sekcje i podpunkty, natomiast życiorys pisany jest w formie narracji.

Oba dokumenty mają na celu zaprezentowanie kandydata do pracy. Przyjmuje się najczęściej, że obecnie CV zastąpiło wysyłany kiedyś życiorys własnoręczny, dlatego można przyjąć, że wymóg rozporządzenia przedłożenia życiorysu i informacji o przebiegu kariery zawodowej jest spełniony, jeśli jest to jeden dokument, który nie musi być podpisany przez kandydata.

Zdarza się niekiedy, że kandydat nie złoży formalnego zgłoszenia o przystąpieniu do konkursu, uważając widocznie, że skoro składa wniosek o zatrudnienie na stanowisko referendarza, to tym samym zgłasza się do konkursu. Rozporządzenie wymaga jednak obu dokumentów i w tym zakresie prezesi sądów dążą raczej do zachowania wymogów formalnych. Inni kandydaci zapominają zgłosić wniosek o zatrudnienie.

Część prezesów nie dyskwalifikuje kandydatów z tego względu na wstępnym etapie konkursu, uznając, że wniosek taki może być złożony po wygraniu konkursu przez kandydata. Przepis rozporządzenia wymaga jednak, aby taki wniosek był już złożony razem ze zgłoszeniem o przystąpieniu do konkursu. Brak wniosku o zatrudnienie powinien więc powodować niedopuszczenie do konkursu.

Adwokat sam sobie nie poświadczy

Jeśli chodzi o urzędowe poświadczenie dokumentów, to § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia wymaga go jedynie dla dokumentów potwierdzających uzyskanie pozytywnego wyniku z egzaminu zawodowego lub dyplomu ukończenia aplikacji. Nie stawia się takiego wymogu dokumentom potwierdzającym dodatkowe kwalifikacje i osiągnięcia. Te mogą być więc złożone w zwykłych odpisach, w tym kserokopiach.

Urzędowego poświadczenia dokumentów dokonują notariusze. Według art. 76a § 2 k.p.a. zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym.

W konkursie na stanowisko referendarza sądowego adwokat lub radca prawny nie występują w charakterze pełnomocnika, lecz kandydata, dlatego nie mogą sami poświadczyć oryginału dokumentu wymaganego przez rozporządzenie.

Takiego poświadczenia nie może też uczynić jego zawodowy kolega, albowiem poświadczanie dokumentów za zgodność z oryginałem zostało zarezerwowane dla adwokatów i radców prawnych jedynie wówczas, gdy występują w charakterze pełnomocnika w konkretnej sprawie sądowej lub administracyjnej. Adwokat i radca prawny posiadają prerogatywę poświadczenia odpisu dokumentu za zgodność z oryginałem tylko w obszarze określonym odrębnymi przepisami. Artykuł 4 ust. 1b ustawy z 26 maja 1982 r. – Prawo o adwokaturze i art. 6 ust. 3 ustawy z 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych nie są samoistną podstawą uwierzytelniania przez adwokata lub radcę prawnego dokumentów. Uprawnienie to uzależnione jest od przepisów regulujących określone postępowania, a więc cywilne, administracyjne, sądowoadministracyjne i podatkowe (zob. postanowienie Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 24 maja 2018 r., VII AGo 40/18).

Przepisy usp i rozporządzenia nie regulują trybu odwoławczego od decyzji prezesa sądu o niedopuszczeniu do konkursu. Sądy administracyjne przyjmują jednolicie (zob. postanowienie WSA w Lublinie z 25 marca 2015 r., III SA/Lu 617/14; wyrok WSA w Łodzi z 9 lutego 2021 r., III SA/Łd 618/20; wyrok WSA w Warszawie z 10 sierpnia 2023 r., VIII SA/Wa 445/23 i wyrok WSA w Białymstoku z 12 października 2023 r., II SA/Bk 593/23), że postępowanie konkursowe zmierzające do wyłonienia kandydata na wolne stanowisko referendarza sądowego w sądzie powszechnym jest postępowaniem z zakresu administracji publicznej, a czynności podejmowane w toku konkursu przez prezesa sądu są czynnościami z zakresu administracji publicznej.