Jarosław Grzegorz, Justyna M. Hamada: Trzeba się zastanowić, czym najlepiej zachęcać do zgłoszeń

Wprowadzenie obowiązku zdefiniowania w firmach zachęt do zgłoszeń wewnętrznych oznacza praktyczne wyzwania. Nie spodziewamy się, aby tak radykalne rozwiązania – jak np. w amerykańskim SEC, czyli nagrody pieniężne – znalazły wielu naśladowców. I to z kilku powodów. Przede wszystkim kulturowych oraz etycznych. Ale również dlatego, że takie nagrody zarezerwowane są wyłącznie dla sygnalistów, którzy zostali zignorowani przez swoje macierzyste firmy. Z drugiej strony jedną z najskuteczniejszych zachęt dla sygnalistów może być bezwzględnie stosowane prawo do zachowania anonimowości.

Ważne są motywy

Dwa najnowsze projekty ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (tzw. ustawy o ochronie sygnalistów) z 4 lipca 2022 r. (projekt nr 3) oraz z 22 lipca 2022 r. (projekt nr 4) wprowadzają obowiązek określenia systemu zachęt do zgłoszeń wewnętrznych, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w strukturze organizacyjnej podmiotu prawnego, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych. Zaproponowane przepisy nie wskazują, jak mógłby wyglądać taki system. W tej sytuacji pojawia się pytanie, czy zachęty materialne byłyby optymalnym rozwiązaniem. Ich ograniczenia, przede wszystkim kulturowe i etyczne, prezentowane były w poprzednim artykule. Dodatkowo mogą one podawać w wątpliwość wiarygodność zgłaszanych przez sygnalistów informacji, które co do zasady są dla firmy wyjątkowo cenne, ponieważ umożliwiają usuwanie naruszeń wewnętrznie. Warto sobie zatem zadać pytanie, jak widzimy funkcję i rolę sygnalisty w naszej firmie.

Czytaj więcej

Rzecz o prawie

Justyna M. Hamada: Dla dobra firmy

Zawsze punktem wyjścia w tworzeniu zachęt dla zgłaszających naruszenia będzie zbudowanie zaufania.

Warto też zastanowić się nad motywacjami sygnalistów i wziąć je pod uwagę, projektując system zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Praktyka wskazuje, że zgłaszając naruszenie, sygnaliści zazwyczaj nie kierują się pobudkami materialnymi. Powodowani są raczej poczuciem sprawiedliwości i chęcią zrzucenia z barków ciężaru trudnej informacji czy potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa.

Pieniądze to nie wszystko

Często sygnaliści dokonują zgłoszenia w momencie, gdy pojawia się zagrożenie, że sami mogliby zostać wciągnięci w zakazane praktyki, które położyłyby się cieniem na ich reputacji. Wydaje się zatem, że o zgłoszeniu nadużycia decydują argumenty pozafinansowe.

Sygnaliści, którzy postanawiają zgłosić naruszenie, wychodzą ze strefy komfortu, kwestionują przyjęty modus operandi, sprzeciwiają się swoim przełożonym, czasem ryzykują utratę stanowiska. Czy w takim razie zasługują na nagrodę?

Nie ma jednej słusznej odpowiedzi na to pytanie. Jeśli jednak działają w dobrej wierze, z pewnością zasługują na ochronę. Mówimy tutaj nie tylko o formalnej ochronie przed odwetem zapewnionej proceduralnie, ale również o ochronie przed byciem zaszufladkowanym jako nielojalny kolega czy podwładny.

Podstawowe środki ochrony sygnalistów zostały wskazane zarówno w dyrektywie unijnej, jak i w projekcie polskiej ustawy. Zaliczają się do nich między innymi:

- przyjazne kanały raportowania udostępnione sygnalistom,

- uniwersalny zakaz naruszania dóbr osobistych sygnalisty,

- poszanowanie przepisów RODO,

- poufność zgłoszeń i prowadzonych postępowań wyjaśniających oraz

- prowadzenie postępowań wyjaśniających w sposób rzetelny i obiektywny, mający na celu dotarcie do sedna problemu i zaradzenie mu.

Zarówno dyrektywa, jak i projektowane przepisy ustawy krajowej potraktowały kwestię przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń anonimowych jako opcjonalną. Aktualnie decyzja, czy zgłoszenia anonimowe będą przyjmowane i rozpatrywane, leży w gestii przedsiębiorcy.

Takie rozwiązanie pozostawia przedsiębiorcom pewną swobodę, ale nie od dziś wiadomo, że sygnaliści chętniej przekazują informacje, jeśli sami decydują o tym, czy chcą ujawniać swoją tożsamość czy nie. Często nie chodzi nawet o to, by skorzystać z opcji zgłoszenia anonimowego, ale by taka możliwość po prostu była dostępna i dawała sygnalistom poczucie, że firma poważnie podchodzi do zgłoszonych naruszeń, jest otwarta na dialog i docenia wartość informacji pozyskanych anonimowo. Zdarza się także, że w toku postępowania wyjaśniającego, kiedy sygnaliści nabiorą zaufania do procesu, stają się gotowi na otwartą komunikację jednak w początkowej fazie dialogu, możliwość zachowania anonimowości pozostaje dla nich priorytetem.

W bieżącej wersji projektu ustawy zawarta jest wskazówka, którą można interpretować jako ukłon w stronę zgłoszeń anonimowych. Projektodawca mówi o przekazywaniu potencjalnym sygnalistom „zrozumiałych informacji o zasadach bezpiecznego i niepozostawiającego śladów dokonania zgłoszenia w systemie informatycznym, zapewniających zachowanie prywatności zgłaszającego”.

To dobry moment

Wszystko wskazuje na to, że debata nad polskimi przepisami o ochronie sygnalistów powoli zmierza do końca. Kolejne wersje projektu nie przynoszą rewolucyjnych zmian. W tej chwili zaproponowano dwumiesięczne vacatio legis oraz tak samo długi okres przejściowy, liczony od momentu wejścia ustawy w życie.

Podmioty prywatne, na rzecz których pracę wykonuje co najmniej 250 osób, będą miały zatem cztery miesiące na wdrożenie nowych przepisów. Mniejsze, tj. na rzecz których pracuje co najmniej 50 i mniej niż 250 osób, zostaną objęte nowymi obowiązkami od 17 grudnia 2023 r.

Jak wskazuje Association of Certified Fraud Examiners w swojej publikacji „Report to the Nations” z 2022 r., „sygnaliści stanowią główne źródło informacji o nieprawidłowościach. Informują o 42 proc. nadużyć wykrywanych w firmach. Natomiast dzięki skutecznym systemom raportowania nadużyć firmy wykrywają nieprawidłowości o 33 proc. szybciej, i straty są o 50 proc. niższe”.

To dobry moment, żeby zastanowić się nad nowymi wymaganiami prawa i podjąć decyzję, czy wdrożyć je w wersji minimum czy jednak pójść o krok dalej i skorzystać z informacji, które firma uzyska w formie anonimowej.

Jarosław Grzegorz jest partnerem z Działu Zarządzania Ryzykiem Nadużyć, EY Polska,