(…) zgodnie z art. 94 pkt 9a k.p., dokumentację pracowniczą tworzy dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Wobec powyższego – w naszej ocenie – nie ma przeszkód prawnych, aby pracodawca prowadził i przechowywał część dokumentacji pracowniczej, np. akta osobowe pracowników, w postaci elektronicznej, a pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy określoną w § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. (DzU poz. 2369), w postaci papierowej, lub odwrotnie.
Również w obrębie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, o której mowa w § 6 ww. rozporządzenia, możliwe jest jej prowadzenie i przechowywanie w części w postaci elektronicznej, a w części w postaci papierowej. Powyższe znajduje potwierdzenie w stanowisku Głównego Inspektora Pracy z 17 stycznia 2019 r. (GIP-GPP.081.6.2019.2), że ,,możliwe jest przechowywanie części dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, a części w postaci elektronicznej (np. akta osobowe pracownika oraz dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy w postaci elektronicznej, natomiast pozostała dokumentacja pracownicza w postaci papierowej)”.
Natomiast dokumentację pracowniczą, która stanowi integralną całość, np. akta osobowe pracowników, należy prowadzić – naszym zdaniem – jednolicie, tzn. w jednej postaci: papierowej albo elektronicznej.
Poglądy Ministerstwa nie są wiążące dla stron stosunku pracy, sądów i organów kontrolnych.
