Pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Z tym statusem wiążą się określone obowiązki. Jednak pracodawca nie musi wykonywać wszystkich czynności z zakresu prawa pracy samodzielnie. Bywa to kłopotliwe szczególnie dla osoby fizycznej, której rozrosła się prowadzona działalność gospodarcza. Zgodnie z art. 31 § 2 w zw. z § 1 k.p., za pracodawcę będącego osobą fizyczną, który nie realizuje osobiście czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, może ich dokonywać inna wyznaczona do tego osoba.
Przez czynności z zakresu prawa pracy rozumie się wszystkie czynności prawne określone w przepisach regulujących stosunek pracy, tzn. dotyczące:
- indywidualnego prawa pracy (np. zawieranie umów o pracę, ich wypowiadanie, udzielanie urlopów związanych z rodzicielstwem, wypoczynkowych, udzielanie podwyżek wynagrodzenia, sporządzanie i wydawanie świadectw pracy, podpisywanie list płac, udzielenie kary porządkowej itd.)
- zbiorowego prawa pracy (np. zawarcie układu zbiorowego pracy, ustalenie regulaminu wynagradzania i pracy, regulaminu pracy itd.).
Pracodawca może wydać upoważnienie ogólne – do wszelkich czynności, albo szczególne – do konkretnych czynności. Jeśli wyznaczona osoba ma go jedynie wesprzeć w wykonywaniu tych obowiązków, a nie zastępować, wystarczy, że upoważnienie obejmie określone czynności z zakresu indywidualnych stosunków pracy. Wyznaczenie może też obejmować wszystkie czynności z zakresu prawa pracy, ale w okresie nieobecności kierownika jednostki lub pracodawcy (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 3 grudnia 2010 r., I PK 155/10).
