Pracownik już nie poleci klasą biznes

Dołącz do nas i zwiedzaj świat, pracując w Comarchu – zachęca w jednym ze swoich najnowszych wideo rekrutacyjnych giełdowy potentat branży IT. Na potwierdzenie tej zachęty dołącza wykres z rosnącą liczbą delegacji zagranicznych – z 4 tys. w 2010 r. do prawie 4,6 tys. w ubiegłym. Jak jednak podkreśla Magdalena Jarczak, HR Business Partner w Comarchu, wraz z rosnącą liczbą wyjazdów spółka coraz bardziej się stara optymalizować ich koszty.

To dziś powszechny trend w biznesie. Nie tylko do optymalizacji, ale wręcz do ograniczenia kosztów służbowych wyjazdów przymierzało się w tym roku aż 38 proc. polskich firm, najczęściej planując obniżenie jednostkowych kosztów delegacji – wynika z badania firmy Amadeus Polska, które objęło 300 średnich i dużych przedsiębiorstw oraz instytucji z całego kraju.

Więcej, ale taniej

Ta chęć do szukania oszczędności w delegacjach nie dziwi Pawła Reka, dyrektora generalnego Amadeus Polska. – Koszty podróży służbowych to drugi co do wartości wydatek pracowniczy po pensjach. W większości dużych firm w Polsce sięgają one kilkuset tysięcy złotych rocznie – podkreśla Rek. Dodaje, że trend do oszczędności w wydatkach na podróże służbowe widać na całym świecie.

– Z listy benefitów wyjazdowych firmy usuwają pięciogwiazdkowe hotele i loty klasą biznes, zwłaszcza na krótkich dystansach. Jeśli je akceptują, to w przypadku menedżerów wysokiego szczebla i podróży trwających ponad osiem godzin – twierdzi szef Amadeus Polska. Przypomina, że pierwsza duża fala cięć w tych wydatkach przetoczyła się po kryzysie 2008–2009 roku, gdy firmy znacznie redukowały koszty, głównie ograniczając liczbę podróży.

Dzisiaj liczba wyjazdów wróciła do normy, a firmy w poszukiwaniu oszczędności sięgają po inne sposoby; wprowadzają lepszą organizację podróży (np. planowanie wyjazdów z wyprzedzeniem) albo szukają tańszych ofert hoteli czy przelotów.

Firmowe biuro podróży

Na planowanie wyjazdów z wyprzedzeniem oraz na centralizację zakupu usług stawia meblowy potentat, grupa Nowy Styl (ok. 900 delegacji rocznie). Za organizację podróży służbowych odpowiada tam wewnętrzne biuro podróży, czyli dział, który zajmuje się zakupem i rezerwacją hoteli i samolotów. – Dzięki temu możemy negocjować korzystne ceny z dostawcami, a w lokalizacjach, gdzie bywamy szczególnie często, czyli np. tam, gdzie są nasze oddziały, mamy też stałe umowy z hotelami – wyjaśnia Alina Szastok, specjalista ds. PR w grupie, która szuka też oszczędności w transporcie materiałów marketingowych wysyłanych za granicę (dołącza je do swoich produktów podczas transportu do lokalnych magazynów.

Zdaniem Pawła Reka polskie firmy coraz częściej starają się zarządzać służbowymi wyjazdami. Wprowadzają politykę podróży i automatyzują cały proces. Firmową politykę podróży, która jasno określa zasady planowania delegacji, szczególnie tych zagranicznych, wdrożył w tym roku czołowy polski producent i eksporter okien Oknoplast. W tej polityce są zawarte m.in. limity wydatków na hotele dla poszczególnych stanowisk i miast w Europie. – Jeśli nie ma możliwości zakwaterowania w limicie, potrzebna jest zgoda przełożonego, by go przekroczyć – wyjaśnia Jowita Tomaszewska, menedżer biura zarządu, przez które przechodzą wszystkie podróże w firmie.

Również w Comarchu sposobem na optymalizację kosztów delegacji jest centralizacja wydatków – w firmie działa specjalne centrum, które koordynuje logistykę oraz pilnuje kosztów wyjazdów. Tym bardziej że ich liczba systematycznie rośnie.

Jak podkreśla Paweł Rek, warto wprowadzać jasne i przejrzyste zasady w polityce podróży, gdyż pozytywnie wpływa to nie tylko na politykę kosztów, ale również na atmosferę w firmie. Tym bardziej że dla części pracowników podróż służbowa to atrakcyjny benefit i dowód uznania. Część z nich łączy też delegację z prywatną aktywnością kulturalną czy sportową – w wolnym czasie zwiedzają muzea, chodzą na koncerty, a 32 proc. przedłuża służbowy wyjazd w celach prywatnych

Oszczędnie w kraju

Szef Amadeus Polska zwraca uwagę, że o ile kiedyś na rynku zagranicznych podróży służbowych dominowały spółki międzynarodowych koncernów, o tyle ostatnio zwiększa się udział krajowych firm, co wynika z ich rosnącej aktywności biznesowej za granicą. – Mamy już przecież kilka spółek, które są liderami swoich branż w regionie – dodaje szef Amadeus Polska.

Jak wynika z danych firmy, nadal jednak większość, ponad 80 proc., podróży służbowych w polskich przedsiębiorstwach dotyczy kraju – dominują wśród nich wyjazdy przedstawicieli handlowych i sprzedawców, którzy zwykle podróżują firmowym autem.