Zdalna praca sądów w czasie pandemii: niezdolni do zdalnego funkcjonowania

Okres epidemii Covid-19 wyraźnie pokazał, jak bardzo polskie sądownictwo jest nieprzygotowane do działania online. O ile w innych sferach życia lockdown stał się impulsem do rewolucyjnych wprost zmian w tym zakresie, o tyle wymiar sprawiedliwości nadal buksuje w miejscu. Jak wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego, winne są przede wszystkim przepisy, które utrudniają przejście sądów w tryb zdalny.

Nie ulega wątpliwości, że przejście na działalność zdalną jest w przypadku sądów znacznie trudniejsze niż w innych sferach życia. Postępowanie sądowe musi się odbywać według ścisłych procedur, które muszą być dostatecznie sformalizowane, chociaż niekoniecznie formalistyczne. Służą zapewnieniu gwarancji procesowych w postępowaniu cywilnym – w szczególności prawa do bycia wysłuchanym.

Czyta także: Koronawirus a praca sądów: zdalnie to wciąż nie online

W praktyce najwięcej trudności sprawia zapewnienie bezpieczeństwa przesyłu danych. Trudno w tym zakresie porównywać sytuację sądów np. ze szkołami. O ile nauczyciele w okresie epidemii organizowali – w istocie w stanie wyższej konieczności – nauczanie zdalne metodami partyzanckimi, o tyle w przypadku sądów nie mogło się to odbywać w taki sposób, mimo najlepszych intencji sędziów. Ograniczenia wynikają z konieczności przestrzegania nie tylko właściwych procedur, ale także innych uregulowań prawnych, w szczególności w zakresie ochrony danych osobowych (RODO). Przy próbach wykorzystywania w postępowaniu sądowych komercyjnych komunikatorów internetowych należy też pamiętać o ochronie praw własności intelektualnej (potrzebie odpowiednich licencji stanowiących podstawę uprawniającą do korzystania z tych komunikatorów).

Prób przestawienia sądów w tryb online nie ułatwia chaos prawny. Wprowadzane są punktowe uregulowania – także epizodyczne, w ramach kolejnych tarcz – ale nie tworzą one spójnego systemu.

Zdalność ustawowo ograniczona

W ostatnich latach organizatorzy wymiaru sprawiedliwości koncentrowali się na rozbudowie wewnętrznych systemów teleinformatycznych. W postępowaniu cywilnym pozwalają one na prowadzenie rozpraw na odległość, ale jedynie w taki sposób, że uczestnicy nieobecni fizycznie na rozprawie muszą jednak znajdować się sądzie – tyle że innym niż ten, w którym odbywa się rozprawa (art. 151 § 2 k.p.c.). Nie pozwala to na uczestnictwo w rozprawie spoza siedziby sądu, przy wykorzystaniu komunikatorów internetowych.

Jeszcze przed wybuchem epidemii jeden z sądów okręgowych zadał Sądowi Najwyższemu pytanie, czy w szczególnie uzasadnionych wypadkach uczestnicy postępowania nieprocesowego, a w procesie strony, mogą uczestniczyć w rozprawie za pomocą społecznych komunikatorów internetowych. W postanowieniu z 8 listopada 2019 r. (sygn. III CZP 13/19) Sąd Najwyższy odmówił odpowiedzi, ale w uzasadnieniu zawarł istotne rozważenia, których znaczenie wykracza poza zakres rozpoznawanego zagadnienia prawnego.

W uzasadnieniu uchwały (sygn. III CZP 13/19) Sąd Najwyższy wyjaśnił, że w przedstawionej sytuacji zastosowanie mógłby mieć ewentualnie tylko art. 151 § 2 k.p.c., jednakże zgodnie z tym przepisem uczestnicy przebywający poza siedzibą sądu prowadzącego postępowanie mogą brać udział w posiedzeniu jawnym tego sądu tylko wtedy, gdy przebywają w budynku innego sądu. Wymaganie to jest związane z koniecznością zagwarantowania rzetelności i powagi postępowania, w tym pewności identyfikacji osób biorących udział w czynności oraz bezpieczeństwa przesyłu danych. Obecność w innym sądzie jest wymaganiem bezwzględnym, co wynika nie tylko z art. 151 § 2 k.p.c., ale także z przebiegu dyskusji poprzedzającej wejście w życie zmieniającej ten przepis ustawy z 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2015 r., poz. 1311), w czasie której proponowano odstąpienie od wymagania obecności w innym sądzie, jednak projektodawca stanowczo tej propozycji nie przyjął.

Uogólniając to stanowisko, art. 151 § 2 k.p.c. nie pozwala na udział w rozprawie przy użyciu komercyjnych (społecznych) środków komunikacji elektronicznej. Dotyczy to nie tylko postępowania nieprocesowego, ale także procesu. Sąd Najwyższy uznał zatem, że przedstawiona przez sąd okręgowy w zagadnieniu prawnym sugestia rozluźnienia rygorystycznych wymagań wynikających z art. 151 § 2 k.p.c. może być uznana tylko za postulat de lege ferenda.

W postanowieniu z 8 listopada 2019 r. zaznaczono jednak, że możliwość wykorzystywania społecznych (komercyjnych) komunikatorów internetowych może być rozważana w relacjach transgranicznych (art. 1130–1131 k.p.c., rozporządzenie Rady (WE) nr 1206/2001 z 28 maja 2001 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych).

Regulacje epizodyczne

W ramach ustaw szczególnych wprowadzanych w związku z epidemią Covid-19 wprowadzone zostały przepisy rozszerzające możliwość przeprowadzenia posiedzeń sądu w sposób zdalny. Najważniejszy, chociaż epizodyczny, przepis w tym zakresie to art. 15zzs[1] pkt 1 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (DzU z 2020 r., poz. 374 ze zm.). Regulacja art. 15zzs[1 ] pkt 1 została wprowadzona 14 maja 2020 r. i wynika z niej, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu Covid-19 oraz w ciągu roku od odwołania ostatniego z nich w sprawach rozpoznawanych według przepisów kodeksu postępowania cywilnego rozprawę lub posiedzenie jawne przeprowadza się przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających przeprowadzenie ich na odległość z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku, a osoby w nich uczestniczące nie muszą przebywać w budynku sądu.

Uregulowanie to nie jest zbyt precyzyjne i nie przesądza, czy osoby przebywające poza budynkiem sądu mogą uczestniczyć w rozprawie za pośrednictwem komercyjnych komunikatorów internetowych, a jeśli tak – to jakich. Praktyka stara się jednak odpowiadać na to pytanie w sposób pozytywny i przyjmuje, że strony i ich pełnomocnicy mogą uczestniczyć w rozprawie za pośrednictwem takich komunikatorów. Uznaje się, że w ten sam sposób sąd może przesłuchiwać biegłych albo świadków (art. 235 § 2 k.p.c.). Zwraca się jednak uwagę na trudności techniczne z tym związane – np. ryzyko zerwania połączenia z przyczyn technicznych. Postuluje się w związku z tym, żeby taka zdalna rozprawa była przez sąd rejestrowana. Wątpliwości dotyczą także identyfikowania przez sąd osób uczestniczących w posiedzeniu za pośrednictwem komunikatorów internetowych. W pierwszych komentarzach przyznaje się, że nie jest łatwo znaleźć sposób, żeby okazywany do kamery przez stronę czy świadka dowód osobisty nie był widoczny dla wszystkich osób uczestniczących w rozprawie w sposób zdalny (A. Szkurłat, „E-rozprawa i posiedzenia niejawne w postępowaniu cywilnym w świetle przepisów Tarczy 3.0 – odpowiedzi na pytania", LEX/el/2020). Możliwe wydaje się jednak wypracowanie rozwiązań, które pozwolą sądowi identyfikować poszczególnych uczestników w sposób indywidualny (pozostali mogą się na ten krótki czas rozłączać). Minusem jest to, że wówczas takie rozłączone strony nie wiedzą, czy do identyfikacji faktycznie doszło.

W przypadku niektórych komunikatorów internetowych istotne jest, kto występuje jako „organizator spotkania", co wpływa na to, jakie uprawnienia mają poszczególni jego uczestnicy (możliwość nagrywania oraz zapraszania innych osób). Z tego punktu widzenia pożądane jest, by w roli organizatora spotkania – czyli uczestnika o najszerszych uprawnieniach – występował sąd. Należy w szczególności mieć na względzie, że zgodnie z art. 9[1] k.p.c. strony (uczestnicy) mogą utrwalać przebieg posiedzenia sądowego w którym uczestniczą, ale tylko w formie audio. Nie mogą zatem rejestrować obrazu. Inne osoby uczestniczące w rozprawie – np. świadkowie – nie mogą jej nagrywać w żadnym zakresie.

Dodatkowe trudności wiążą się z tym, że – jak trafnie zauważono – art. 15zzs[1] pkt 1 ustawy z 2 marca 2020 r. pozwala na prowadzenie w sposób zdalny rozpraw i posiedzeń jawnych. Nie obejmuje to zatem posiedzenia przygotowawczego, które zgodnie z art. 205[5] § 2 zd. pierwsze k.p.c. odbywa się według przepisów o posiedzeniu niejawnym. Zaproponowano jednak przyjęcie, że skoro w myśl art. 205[5] § 2 zd. drugie k.p.c. w toku posiedzenia przygotowawczego zachowanie szczegółowych przepisów postępowania nie jest konieczne, jeżeli przyczyni się to do osiągnięcia celów tego posiedzenia, to można je przeprowadzać w sposób zdalny zawsze, bez potrzeby korzystania w przepisów epizodycznych (A. Hrycaj, A. Owczarewicz, „Koronawirus a rozprawy online – przeczekać czy się przyzwyczaić?", „Rzeczpospolita" z 30 maja 2020 r.).

Lepsza niejawność niż zdalność?

Wydaje się, że sam ustawodawca nie jest przekonany, iż rozprawy zdalne przyjmą się w praktyce. W szerokim zakresie wprowadza zatem możliwość rezygnacji z rozprawy, czyli przeprowadzenia posiedzenia niejawnego w przypadkach, w których w myśl przepisów ogólnych należałoby przeprowadzić posiedzenie z udziałem stron (rozprawę). Budzi to poważne wątpliwości z punktu widzenia zasad postępowania cywilnego, nie tylko jawności, ale także prawa do bycia wysłuchanym – zwłaszcza w sytuacji, gdy przepisy przewidują wydanie na posiedzeniu niejawnym orzeczenia co do meritum.

W myśl art. 15zzs[1] pkt 2 powołanej ustawy z 2 marca 2020 r. w okresie epidemii i rok po jej ustaniu przewodniczący może zarządzić przeprowadzenie posiedzenia niejawnego, jeżeli uzna rozpoznanie sprawy za konieczne, zaś przeprowadzenie wymaganych przez ustawę rozprawy lub posiedzenia jawnego mogłoby wywołać nadmierne zagrożenie dla zdrowia osób w nich uczestniczących, a jednocześnie nie da się zorganizować rozprawy zdalnej. Strony mogą jednak – w krótkim, siedmiodniowym terminie – sprzeciwić się przeprowadzeniu posiedzenia niejawnego.

Ponadto, na mocy art. 15zss[2] ustawy z 2 marca 2020 r., jeżeli postępowanie dowodowe zostało przeprowadzone w całości, sąd może zamknąć rozprawę i wydać orzeczenie na posiedzeniu niejawnym po uprzednim odebraniu od stron lub uczestników postępowania stanowisk na piśmie. Z brzmienia tego przepisu nie wynika, żeby miał on charakter epizodyczny (jego stosowanie w żaden sposób nie zostało ograniczone do okresu epidemii).

Zgodnie zaś z art. 15zss[3] ustawy z 2 marca 2020 r. możliwość rozpoznania apelacji na posiedzeniu niejawnym rozszerzono także na apelacje wniesione przed 7 listopada 2019 r. (kiedy weszła w życie zmiana art. 374 k.p.c. dokonana przez nowelizację kodeksu postępowania cywilnego z 4 lipca 2019 r.).

Także inne regulacje prawne w tym zakresie są niespójne. W ramach nowelizacji z 4 lipca 2019 r. wprowadzono przepis pozwalający na „wysłuchanie" za pomocą środków porozumiewania się na odległość, o ile dają one pewność co do osoby składającej oświadczenie. Nie jest jasne, które z dostępnych komunikatorów internetowych dają taką pewność, a poza tym przepis dotyczy jedynie wysłuchania określonych osób, trudno zatem przyjąć, by pozwalał na przeprowadzenie online całej rozprawy lub choćby dokonanie innych niż wysłuchanie czynności procesowych.

Ułatwienia w warunkach epidemii mogą wynikać ze stosowania kontrowersyjnego skądinąd art. 271[1 ] k.p.c., pozwalającego na odebranie od świadka zeznań na piśmie. Abstrahując już nawet od tego, że przepis ten jest niedopracowany, nie jest jasne, czy na mocy odpowiednich odesłań pozwala na piśmie przesłuchać także biegłych (art. 289 k.p.c.) oraz strony (art. 304 zd. trzecie k.p.c.). Względy funkcjonalne przemawiałyby za odpowiedzią twierdzącą, nie jest jednak jasne, po co pozostawiono art. 505[25] § 2 k.p.c., z którego wprost wynika, że przesłuchać stronę na piśmie można w europejskim postępowaniu w sprawie drobnych roszczeń. Może to wspierać stanowisko, że w innych postępowaniach przesłuchanie stron na piśmie jest niedopuszczalne (por. jednak obowiązujący w postępowaniu nieprocesowym art. 514 § 2 k.p.c.).

Potrzebne zmiany kompleksowe

Jak wynika z informacji przekazanych przez Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej, w okresie epidemii Covid-19 już połowa rozpraw w tym sądzie polubownym odbywa się online. Tworzone są nawet stałe sądy polubowne, w których z założenia nie będą się odbywać rozprawy w tradycyjnej formie – takie założenia przyświecały Stowarzyszeniu Notariuszy RP przy organizacji sądu polubownego Ultima Ratio.

Także w sądach powszechnych będzie musiało dojść do zmian, które w szerszym niż obecnie zakresie pozwolą na prowadzenie posiedzeń w sposób zdalny, umożliwiający stronom i pełnomocnikom udział w nich spoza siedziby sądu. Potrzebne są jednak proste i spójne przepisy w tym zakresie, a także wprowadzenie rozwiązań technicznych, które zapewnią bezpieczeństwo przesyłu danych, w szczególności w zakresie ochrony danych osobowych. Konieczne jest także zapewnienie, by jednostki wymiaru sprawiedliwości miały odpowiednie uprawnienia (licencje) pozwalające na wykorzystywanie wybranych platform informatycznych do prowadzenia rozpraw online z udziałem wszystkich osób uprawnionych do brania w nich udziału.