Nowe technologie w sądach złagodziłyby skutki epidemii - wywiad z Izabelą Konopacką

Załatwiała Pani coś w sądzie w ostatnich dniach?

Tak, wysyłałam pisma procesowe. W kolejkach na pocztach widać wiele koleżanek i kolegów prawników. Sądy są ostatnio zamknięte, a nie można skutecznie wysłać dokumentów drogą elektroniczną. Wprawdzie niektóre sądy okręgowe zachęcają do korzystania z e-maila, ale wciąż nie jest to skuteczny sposób doręczenia pisma. Nie pozwalają na to przepisy procedury cywilnej. Istnieje co prawda uchwała Sądu Najwyższego z 2012 roku (sygn. akt III CZP9/12), która dopuszcza drogę elektroniczną, ale dniem doręczenia jest – w uproszczeniu mówiąc – dzień wydrukowania takiego pisma w sądowej kancelarii. Żeby było uznane za skutecznie wniesione, pełnomocnik musi uzupełnić brak formalny, czyli fizycznie je podpisać. Zapominamy także często o przepisach unijnego Rozporządzenia eIDAS (910/2014), które umożliwiają nam podpisanie np. pliku PDF certyfikatem kwalifikowanym równoważnym formie pisemnej. Pismo wniesione w ten sposób do sądu powinno zatem być uznane za wniesione skutecznie na podstawie tego właśnie przepisu. Wydaje się, że to jest pożądane w obecnej sytuacji.

Jak to wygląda w innych krajach europejskich?

Moi koledzy i koleżanki z FBE dziwią się, że u nas jest jeszcze taka rygorystyczna, „papierowa" procedura. Wiem ze współpracy z nimi i także jako pełnomocnik występujący w sprawach transgranicznych, że wiele krajów nas wyprzedziło w elektronicznym dostępie do sądów. Jest on możliwy np. w Holandii, Danii i Austrii. W tej ostatniej zresztą całkowicie wyeliminowano papierową procedurę, mamy tam faktycznie: „paperless courts". We Włoszech – co teraz jest bardzo przydatne – pełnomocnik może złożyć pismo elektronicznie, z użyciem specjalnej karty, swoistego podpisu elektronicznego. Ale już np. w Anglii i Walii można wysłać pismo zwykłym e-mailem jako pdf, bez dodatkowego podpisu elektronicznego. Dotyczy to procedury cywilnej i karnej.

I sąd w Londynie przyjmuje taki zwykły PDF?

Tak, a oprócz tego np. dokumenty w formacie Word, będące formularzami z różnych rządowych stron internetowych. Obostrzenia dotyczą np. objętości załączonych dokumentów, bo nie mogą przekroczyć 10 MB. Nie są przyjmowane też dokumenty skompresowane. Ale nie ma zastrzeżeń co do np. samej treści. O ewentualnym nieprzyjęciu dokumentu z przyczyn technicznych informuje urzędnik sądowy, tzw. court manager. Ale jeśli się dopełni tych wymogów, sprawa może się toczyć dalej normalnie, a termin jest dochowany w dacie przesłania pisma e-mailem do sądu. Co ciekawe pełnomocnik w takim wypadku może dosłać dokumenty tradycyjną pocztą lub kurierem w rozsądnym terminie. Po przesłaniu zwykłego maila z pismem i załącznikami otrzymujemy automatyczne potwierdzenie doręczenia pisma.

Co trzeba zrobić, by w Polsce wprowadzić takie środki, choćby tymczasowo?

Niestety, to nie takie proste, bo trzeba zmienić ustawowe przepisy proceduralne, czyli kodeksy postępowania cywilnego czy karnego. Niemniej jednak, skoro i tak są wprowadzane rozmaite rozwiązania prawne na czas epidemii, być może należałoby to zrobić. Zresztą projekt przepisów o elektronicznym biurze podawczym jest już przygotowany od dawna, ale wciąż nie wszedł w życie. Tymczasem międzynarodowe organizacje prawników, takiej jak CCBE czy FBE od dłuższego czasu pracują nad projektem utworzenia transgranicznych biur podawczych, służących sądowym sporom międzynarodowym. To znacznie ułatwi obieg dokumentów i nie wyobrażam sobie, by nie zastosowano tu rozwiązań elektronicznych, które sprawdziły się w innych jurysdykcjach. Będzie to wymagało oczywiście zmiany polskich przepisów.

Mamy przecież dobry krajowy wzór, bo wiele spraw administracyjnych można załatwić przez system e-PUAP.

Tym bardziej się dziwię, ze sądy, mimo wielu reform w ostatnich czasach, pozostały z tak przestarzałą procedurą. Oby dzisiejsza nadzwyczajna sytuacja skłoniła Ministerstwo Sprawiedliwości do zelektronizowania biur podawczych, nie tylko na czas epidemii. Pożytek będzie dla wszystkich – sędziów, pełnomocników i stron postępowania.