Wirtualne narady z radcami - samorząd radcowski o zdalnych metodach porozumiewania

Pandemia zmieniła sposób pracy kancelarii prawnych. Bezpośredni kontakt z klientami zastąpiły tele- oraz wideokonferencje. Dla wielu prawników koronawirus stał się także bezpośrednią przyczyną sięgnięcia po raz pierwszy w karierze po dobrodziejstwa techniki.

Samorząd radców prawnych zapewnia w najnowszym opracowaniu nieprzekonanych i obawiających się zagrożeń płynących z nowoczesnych form komunikacji, że są one bezpieczne.

Czytaj też: Koronawirus: jak prawnicy mogą radzić sobie w czasie epidemii - jest poradnik

– Covid-19 przyspieszył wdrażanie technologii obsługi klientów oraz pracę samych kancelarii prawnych. Proces elektronizacji kontaktów pomiędzy radcami prawnymi a ich klientami, który w normalnych warunkach zająłby kilka dobrych lat, musiał się odbyć w ciągu tygodni. Sądzę, że porozumiewanie się na odległość zostanie już stałym elementem naszej pracy – mówi Maciej Bobrowicz, prezes Krajowej Izby Radców Prawnych.

Radca prawny Grzegorz Wyszogrodzki, który opracował stanowisko Komisji Etyki i Wykonywania Zawodu Krajowej Rady Radców Prawnych dotyczące zaleceń dla radców prawnych, jak stosować jako formę kontaktu z klientami wideokonferencje, przypomina, że przestrzeganie tajemnicy zawodowej to jeden z podstawowych obowiązków profesjonalnych pełnomocników. Tworzy podstawę zaufania klienta oraz jest gwarancją praw i wolności.

Oznacza to konieczność zapewnienia wideokonferencji środków technicznych mających zabezpieczyć przed jej ujawnieniem, w szczególności dostępem osób nieuprawnionych.

Jak dowodzą eksperci z kancelarii Gawroński & Partners, którzy podjęli się oceny regulaminów najpopularniejszych narzędzi wideokonferencji, tj. programów Teams, Zoom i Webex, ich profesjonalnymi wersjami prawnicy mogą się posługiwać bez obaw. Dostawcy każdej z usług oferują między innymi zgodną z wymaganiami RODO umowę powierzenia przetwarzania danych. Każdy dostawca oferuje także przechowywanie danych klienta w granicach UE. Nie zachodzą ponadto obawy, czy zostanie dochowana poufność komunikacji.

„Microsoft Teams, Zoom i Cisco zapewniają techniczne i organizacyjne środki gwarantujące ochronę komunikacji przed dostępem osób trzecich. Do środków tych należy szyfrowanie, mechanizmy uwierzytelniania użytkowników, zarządzanie uprawnieniami oraz narzędzia zarządzania przebiegiem spotkań. Wykorzystanie tych funkcji wymaga jednak umiejętności korzystania z usługi oraz odpowiedniej konfiguracji" – zaznaczają prawnicy z kancelarii Gawroński & Partners.

Co ważne, w ich ocenie nawet domyślne opcje bezpieczeństwa Teams oraz Zoom są wystarczające. „Zoom 5.0 domyślnie generuje hasło i stosuje szyfrowanie e2e. Teams co prawda nie generuje hasła domyślnie, ale uczestników spoza organizacji umieszcza w poczekalni.

W opracowaniu samorządu radców prawnych uwypukla się ponadto, że ryzyko naruszenia poufności przy wykorzystaniu usług wideokonferencyjnych jest niskie, a nawet niższe niż w przypadku korzystania z rozmów telefonicznych. Podobnie sytuacja wygląda z ryzykiem cichego włamania na wirtualne spotkania. Programy zostały bowiem zbudowane w taki sposób, aby każdy gość? – nawet nieproszony – był widoczny.