Związek Firm Public Relations promuje dobre praktyki przetargowe w branży PR

MATERIAŁ PRZYGOTOWANY PRZEZ ZFPR

Celem kampanii jest nie tylko promocja najlepszych praktyk przetargowych w branży, ale przede wszystkim stworzenie platformy do wymiany wiedzy i doświadczeń w prowadzeniu efektywnych przetargów PR, uwzględniających perspektywę klienta oraz agencji.

Zaufanie i partnerstwo

ZFPR, działający od 2001 roku, reprezentuje branżę profesjonalnych usług PR w Polsce. Związek zrzesza kilkadziesiąt wiodących agencji i jest członkiem Międzynarodowej Organizacji Konsultantów do spraw Komunikacji (ICCO). Misją ZFPR jest ochrona praw i interesów zrzeszonych członków, reprezentowanie ich wobec organów państwowych i instytucji, dbałość o najwyższe standardy etyczne i zawodowe oraz umacnianie pozycji zawodu specjalisty public relations.

Kampania „Partnerski PRzetarg” stanowi kolejny krok w realizacji tych celów, dążąc do edukacji rynku i ustanowienia nowych standardów w procesach przetargowych. ZFPR wierzy, że poprawa jakości i efektywności przetargów przyczyni się do rozwoju całej branży i podniesienia jakości usług PR w Polsce. W poszczególne działania zaplanowane w ramach kampanii zaangażowały się agencje ZFPR.

– Dobrze przeprowadzony przetarg to coś więcej niż formalność – to pierwszy krok w budowaniu trwałych relacji opartych na zaufaniu i partnerstwie. Transparentność, jasna komunikacja i respektowanie zasad przetargowych przekładają się na lepsze zrozumienie oczekiwań, wyższą jakość współpracy, a co za tym idzie, lepszą ochronę reputacji firm i marek. Stosowanie dobrych praktyk przetargowych jest więc inwestycją w profesjonalizm i długotrwałe relacje biznesowe, dlatego jako ZFPR podjęliśmy się tego tematu – mówi Daria Tworek, Managing Partner w Publicis Consultants, wiceprezeska ZFPR odpowiedzialna za kampanię.

Raport odsłania wyzwania branży

Badanie przeprowadzone przez K+Research wykazało, że w ciągu ostatniego roku znacząca część agencji PR uczestniczyła w przetargach, które oceniły one jako nieprawidłowe. Według szacunków respondentów postępowania, w których stosowane są złe praktyki, mogą stanowić nawet 30–50 proc. wszystkich przetargów w branży PR. Najczęściej wymieniane trudności to: brak określenia budżetu na współpracę, niejasne kryteria oceny, nieprecyzyjnie opisane cele i zadania oraz niekompletna dokumentacja. Ponadto w aż 74 proc. przypadków nieprawidłowych postępowań klienci nie dotrzymują zadeklarowanych terminów, a często w ogóle nie udzielają informacji o rozstrzygnięciu przetargu.

– Inicjując kampanię „Partnerski PRzetarg”, zależało nam nie tylko na promocji dobrych praktyk, ale przede wszystkim na transformacji relacji między klientami a agencjami PR. Chcemy, aby firmy postrzegały agencje PR jako strategicznych partnerów i zaufanych doradców, a nie tylko dostawców usług. Taka perspektywa otwiera drogę do innowacyjnych rozwiązań i długoterminowych sukcesów w zarządzaniu reputacją, co jest fundamentem naszej branży – dodaje Tworek.

Pięć filarów Partnerskiego Przetargu

W ramach kampanii zdefiniowano pięć kluczowych obszarów dobrych praktyk:

* Transparentność, polegająca na jasnym określeniu kryteriów wyboru, budżetu i zakresu prac od samego początku procesu.

* Szacunek, wyrażający się m.in. w docenieniu pracy Agencji poprzez unikanie zbędnych obciążeń i rozważenie wprowadzenia tzw. rejection fee.

* Informacja, obejmująca rzetelną informację o przetargu, w tym o liczbie zaproszonych Agencji i kryteriach oceny ofert.

* Terminowość, czyli ustalanie realistycznych terminów i ich dotrzymywanie przez obie strony procesu.

* Feedback – merytoryczna, kompleksowa i szczera informacja zwrotna, udzielana po zakończeniu przetargu wszystkim zaproszonym agencjom.

Proces przetargowy w pigułce

Jednym z elementów kampanii jest serwis www.partnerskiprzetarg.pl, na którym dostępne są praktyczne porady dotyczące procesów przetargowych, jak również szczegółowa instrukcja przygotowania i prowadzenia postępowań rozdzielona na cztery kluczowe etapy: „Przygotowanie przetargu”, „Proces przetargowy”, „Wybór agencji” oraz „Rozpoczęcie współpracy”. Można także skorzystać z gotowych wzorów dokumentów, takich jak brief czy arkusz oceny, opracowanych m.in. w ramach „Białej Księgi branży komunikacji marketingowej”.

– Transparentny i dobrze ułożony przetarg, prowadzony z szacunkiem i otwartością w komunikacji, jest możliwy. Dla przykładu, podczas spotkania podsumowującego jeden z procesów usłyszałam: „W takim przetargu miło się nawet przegrywa”. Aby takie sytuacje stały się codziennością, potrzebne jest nie tylko dobre zrozumienie procesu i mechanizmów nim rządzących, ale również zadania postawionego przed agencjami, potrzeb i oczekiwań klienta. W tym pomaga dobra i otwarta komunikacja, zaś każde pozytywne doświadczenie zachęca do kontynuowania pracy właśnie w ten sposób – mówi Marta Macke, założycielka i CEO Shortlist Consulting oraz prowadząca wideopodcast Reklamiara.pl

Szczerze o przetargach PR

ZFPR zachęca także do oglądania cyklu podcastów „Partnerski PRzetarg”, w których eksperci z agencji PR wspólnie z osobami odpowiedzialnymi za działy komunikacji w firmach z różnych branż rozmawiają o poszczególnych aspektach procesu przetargowego, tłumacząc swoją perspektywę. Pierwszy odcinek poświęcony obszarowi „Informacja” jest już dostępny.

– O przetargach każdy szepcze w korytarzach, a niewielu słucha i otwarcie dąży do dialogu. Inicjatywa ZFPR ma na celu stworzenie przestrzeni do wspólnej dyskusji z klientami i agencjami, nawet o najtrudniejszych kwestiach przetargowych. W ten sposób dążymy do wzajemnego zrozumienia różnych argumentów i punktów widzenia. Tylko szeroki dialog o zasadach, dobrych i złych praktykach pozwoli wypracować wspólne standardy respektowane przez każdą ze stron. Przecież o partnerstwie mówimy tylko wtedy, gdy możemy sobie ufać – mówi Łukasz Malczewski, dyrektor zarządzający dfusion communication.

– Profesjonalnie poprowadzony proces przetargowy wymaga dużego nakładu pracy i zaangażowania także po stronie klienta. Poszukując agencji PR, która będzie naszym partnerem w codziennych wyzwaniach komunikacyjnych, staramy się budować relację opartą na zaufaniu już od pierwszego kontaktu. W KIR mamy przyjęte standardy regulujące procesy zakupowe, ale mamy także przestrzeń do otwartego dialogu. Możliwość upewnienia się, że w biznesowych realiach posługujemy się spójnym systemem wartości, daje mi poczucie, że będziemy grać do jednej bramki – mówi Anna Olszewska, dyrektorka Departamentu Komunikacji KIR.

Korzyści z Partnerskich PRzetargów dla całego ekosystemu PR

Dla agencji PR dobrze przygotowany i przeprowadzony przetarg oznacza nie tylko optymalizację kosztów udziału w postępowaniu, ale także możliwość dopracowania oferty, lepszego zaplanowania pracy zespołu oraz wzrost motywacji pracowników. Z kolei klienci mogą liczyć na otrzymanie porównywalnych ofert, lepiej dopasowanych do ich potrzeb i budżetu, co przekłada się na wyższą jakość późniejszej współpracy i lepszą ochronę reputacji firm i marek.

Sprawmy, aby Partnerski PRzetarg był codziennością

Kampania „Partnerski PRzetarg" adresuje najczęstsze wyzwania, z jakimi agencje mierzą się podczas procesów przetargowych, jednocześnie dostarczając praktyczne rozwiązania na poprawę tych sytuacji. W warstwie kreatywnej odwołuje się ona do analogii zaczerpniętych z powszechnych w codziennym życiu zdarzeń, takich jak wizyta w restauracji lub u krawca, czy też udział w zawodach sportowych, w których pewne zachowania są niedopuszczalne. Za przygotowanie kreacji odpowiedzialna była agencja Burson.

– Chcemy stworzyć kulturę przetargową, w której transparentność, wzajemny szacunek i efektywna komunikacja są normą, a nie wyjątkiem. To ambitne zadanie, ale wierzymy, że przyniesie ono wymierne korzyści dla całej branży oraz naszych klientów – podsumowuje Tworek.

Więcej informacji na www.partnerskiprzetarg.pl

MATERIAŁ PRZYGOTOWANY PRZEZ ZFPR