Dom biurem w czasach pandemii

W biurowcach życie zamarło. Większość osób pracuje zdalnie. Kawiarnie, restauracje czy butiki zamknięto. Pojawia się też pytanie o umowy najmu – czy związku z tym, że biurowce świecą pustkami, powinno się np. obniżyć czynsz.

Nie tylko pracą człowiek żyje

– Od dwóch tygodni pracownicy polskich biur grupy JLL, czyli ponad 1300 osób, pracują w systemie zdalnym. Chcieliśmy, by nasz zespół nie musiał bez potrzeby opuszczać swoich domów oraz w ten sposób wspieramy pracowników, którzy mają dzieci i nie mogą zapewnić im dodatkowej opieki w czasie pracy. Uruchomiliśmy również strony wewnętrzne, gdzie można znaleźć wszystkie informacje poświęcone aktualnej sytuacji, polityce i planom firmy i uzyskać odpowiedź na pytania związane ze zdalnym funkcjonowaniem biura – mówi Lilianna Kurzydłowska, dyrektor ds. HR w Europie Środkowo-Wschodniej w JLL.

– Elastyczne metody pracy nie są dla naszego zespołu niczym nowym. Wielu pracowników JLL podróżuje na co dzień służbowo, wykonując swoje obowiązki z różnych części Polski czy też odbywając część spotkań za pośrednictwem wideokonferencji. Nasza firma była więc przygotowana do tego największego na świecie testu pracy zdalnej zarówno od strony technologicznej, jak i od strony odpowiednich procedur – mówi dyrektor Kurzydłowska. – Natomiast zdajemy sobie sprawę, że praca z domu w dłuższym horyzoncie czasowym dla wielu osób może stanowić wyzwanie. Dlatego dodatkowo uruchomiliśmy szereg szkoleń online dotyczących efektywnych metod pracy zdalnej, przydatnych technologii, a także współpracy z klientami w tych wyjątkowych dla wszystkich warunkach. Uruchamiamy zdalne treningi i warsztaty fitness czy z rozciągania, z których będą mogli korzystać wspólnie ze swoimi rodzinami – dodaje.

Dezynfekcja, maseczki i sprzątanie

Nie wszyscy jednak mogą pracować zdalnie. Część pracowników nadal przychodzi do biur. W ich wypadku zarządcy budynków starają się zminimalizować ryzyko zarażenia się koronawirusem.

– Zarządzamy 44 budynkami biurowymi o łącznej powierzchni 802 723 mkw. – mówi Virginie de Baere, dyrektor zarządzająca MVGM w Polsce.

– We wszystkich budynkach zostały zamknięte siłownie, kawiarnie oraz inne miejsca użyteczności publicznej. W biurowcach zostały też ustawione dyspensery ze środkiem dezynfekującym. Zdecydowaliśmy również o wyłączeniu elektrycznych suszarek do rąk, a serwisy budynkowe zostały wyposażone w maseczki, rękawiczki medyczne i dodatkowe środki do dezynfekcji. Ponadto, serwis sprzątający jeszcze bardziej zwiększył częstotliwość mycia i regularną dezynfekcję wyposażenia budynku, zwłaszcza w miejscach o największym zagęszczeniu użytkowników, takich jak recepcje, windy, lobby i toalety – tłumaczy Virginie de Baere.

– Mamy też stały kontakt z właścicielami i najemcami budynków, którzy 24/7 mogą kontaktować się z naszym helpdeskiem, którym na bieżąco przekazujemy informacje odnośnie do nowych regulacji wprowadzanych przez władze i którym zarekomendowaliśmy też ograniczenie do minimum wizyt gości z zewnątrz – wyjaśnia Virginie de Baere.

A co z umowami najmu

W większości firm pracuje się więc poza biurem. Tymczasem głównym celem umowy najmu biura jest używanie lokalu przez najemcę.

– Coraz więcej najemców rozmawia z wynajmującymi o możliwości czasowego zawieszenia lub redukcji wysokości czynszów należnych na mocy zawartych długoterminowych umów najmu. W szczególności zjawisko to dotyczy mniejszych firm lub firm usługowych zajmujących lokale retailowe na parterach budynków biurowych (kantyny, szkoły językowe, usługi kosmetyczne, fryzjerskie etc.) – tłumaczy Grzegorz Dyląg, Head of Asset Services Business Space w dziale zarządzania nieruchomościami, Cushman & Wakefield.

– Uchwalone w ostatnim czasie przepisy, w tym tzw. specustawa o walce z koronawirusem, nie odnoszą się w ogóle do najmu powierzchni biurowych. Brakuje także innych przepisów dotyczących umowy najmu, które uzasadniają wypowiedzenie takiej umowy przez którąkolwiek ze stron ze względu na epidemię. Nie ma też obowiązku renegocjowania umowy ze względu na zmianę okoliczności. W tym zakresie wszystko zależy od dobrej woli najemcy i wynajmującego. Rodzi się jednak pytanie o zasadność płacenia czynszu, skoro najemca nie korzysta w okresie epidemii z wynajmowanej przestrzeni. Przepisy dają możliwość zawieszenia wykonywania umowy najmu ze względu na obecną sytuację, ale każdy przypadek należy rozpatrywać odrębnie – wyjaśnia Maciej Marczewski, prawnik w Kancelarii Leśnodorski, Ślusarek i Wspólnicy.

– Gdy strony nie przewidziały wystąpienia epidemii w umowie najmu i nie uregulowały wpływu takiego zdarzenia na obowiązywanie umowy, należy odwołać się do ogólnych zasad prawa kontraktowego. Zgodnie z nimi w przypadku wystąpienia tzw. siły wyższej najemca oraz wynajmujący nie będą zasadniczo ponosić odpowiedzialności za niewykonanie umowy i powstałą z tego tytułu szkodę – uważa Maciej Marczewski.